IT-Outsourcing-Projekte professionell umsetzen

Ob eine zuverlässigere IT oder geringere Kosten – die Erwartungen an IT-Outsourcing-Projekte sind vielfältig. Damit die Erwartungen «in time and budget» erfüllt werden, können eine Reihe von Dingen richtig – aber auch falsch gemacht werden. Für die erfolgreiche Umsetzung von IT-Outsourcing-Projekten empfiehlt sich folgende Checkliste:

1. Transparenz schaffen

Am Beginn verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie viele Standorte, IT-Arbeitsplätze, Clients, Server, Drucker, LAN-Ports hat mein Unternehmen überhaupt? Und die genaue Kenntnis der Daten über die aktuellen Service-Level sowie über derzeitige IT-Kosten und Kostentreiber sind besonders wichtig. Als Outsourcer sollten Sie die Ausgangssituation transparent beschreiben und ein realistisches Bild davon zeichnen können, was an Ressourcen und Budget eingebracht werden kann: Zielanforderungen – Kostenersparnis? Höhere Service Level? Globale Standardisierung? Mehr Flexibilität? – sollten bereits in dieser Phase klar definiert und kommuniziert werden. Die Ziele sollten Sie so konkret wie möglich formulieren und nach Wichtigkeit priorisieren. Wie wichtig ist zum Beispiel ein schneller Support vor Ort? Eine transparent dargestellte Ist-Situation und die Definition der Ziele ist nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für den zukünftigen Outsourcing-Partner das Fundament für ein erfolgreiches Projekt.

2. Gute Vorbereitung

Jetzt geht es darum, die Verantwortung und die Zuständigkeitsbereiche zu verteilen. In der Phase des Current Mode of Operation (CMO) wird ein Projektteam zusammengestellt, das sich mit dem Vergabeprojekt befasst und einen Projektplan erarbeitet. Die Unterstützung durch Mitarbeiter, die notwendige Erfahrungen zur Bewältigung der kommenden Aufgaben mitbringen, sind jetzt besonders wichtig. In dieser Phase sollte auch die Entscheidung getroffen werden, ob die IT über einen «Zwischenstatus», den CMO+ oder möglicherweise in kleinen «leicht bekömmlichen» Stücken ausgelagert werden soll. Der Future Mode of Operation bezeichnet schliesslich den Zielzustand, wenn die IT-Systeme und vertraglich definierten IT-Prozesse vom Dienstleister übernommen sind.

3. Realistische Planung

Die wichtigsten Ressourcen sind Zeit und Budget. Sie müssen realistisch eingeschätzt werden, ebenso wie etwa die Verfügbarkeiten von Mitarbeitern und Abhängigkeiten von anderen Projekten. Ausserdem ist es wichtig, die potentiell «kritischen Pfade» zu erkennen, das heisst, jene Vorgänge, deren Auswirkungen die Mindestprojektdauer bestimmen und die keine Pufferzeiten erlauben, so dass sich Verzögerungen hier unmittelbar auf das geplante Projektende auswirken. Wer «kritische Pfade» im Blick hat und sich über die Ressourcen – von den Mitarbeitern bis hin zu den Kosten – im Klaren ist, bleibt am Ende in «time and budget».

4. Aktuelle Lücken füllen

Nur wer bei der Ausschreibung Volumina, benötigten Service-Level und Leistungsumfang der auszulagernden IT-Systeme oder Prozesse genau definiert, wird den für ihn optimalen Dienstleister finden. Es gilt hier beispielsweise Alter und Wert von Equipment und Maschinen, Effizienz der Prozesse, Wartungs- und Lizenzverträge zu erfassen, damit Anbieter in der nachfolgenden Due-Diligence Phase die auszulagernden IT-Systeme und -Prozesse analysieren und ihre Angebote einreichen können.

5. Informationen bereitstellen

Bei der Due Diligence geht es darum, Daten über die bestehenden IT-Systeme systematisch zu erheben und zu sammeln: Wie viele Clients gibt es überhaupt in den jeweiligen Abteilungen? Wie viele PCs und Server nutzt das Unternehmen? Was für (Support-)Verträge laufen aktuell? Diese und weitere Fragen müssen beantwortet werden, um ein detailliertes Bild der Ist-Situation zeichnen zu können. Bei der Erhebung kann gleichzeitig Akzeptanz für das gesamte Projekt in den jeweiligen Abteilungen geschaffen werden – sie kommen an diesem Punkt erstmals konkret mit dem Outsourcing-Vorhaben in Berührung. Hier ist die Führungsebene gefragt: Sie muss deutlich machen, dass die Datensammlung vielleicht lästig, aber auch notwendig ist.

6. Business im Blick behalten

Die IT ist kein Selbstzweck, das heisst, trotz des aufwendigen Vergabeprojekts sollten Auftraggeber unbedingt ihr Business im Blick behalten. Schliesslich lagern die meisten Unternehmen ihre IT aus, um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Deshalb ist es ratsam, die entsprechenden Mitarbeiter in entscheidenden Punkten (Anforderungen, Budgets, Wünsche, Umsetzungen) immer mit einzubeziehen. In der Planung muss sichergestellt werden, dass während der gesamten Projektphase der derzeitige Betrieb nicht vernachlässigt wird und das Business wie gewohnt weiterläuft.

7. Ziele verfolgen

Je umfangreicher und zeitaufwendiger das Vergabeprojekt ist, umso höher ist das Risiko, sich zu verzetteln. Nur mit präzisen und schriftlich festgelegten Zielanforderungen lässt sich das Projekt umsetzen. Ist-Aufnahme, (Zwischen-)Ziele, Zeitrahmen und Budget sind exakt zu definieren und im Projektverlauf immer wieder zu kontrollieren. Alle Beteiligten sollten die Ziele kennen, akzeptieren und systematisch verfolgen.

8. Entscheidungen (zeitig) treffen

Mit Entscheidungen ist es ganz einfach: Sie müssen getroffen werden. Dabei ist es meist sogar besser, sich bei der Entscheidung der Gefahr auszusetzen, hier und da auch mal eine falsche Entscheidung zu treffen als zu spät oder gar nicht zu entscheiden. Outsourcenden Unternehmen ist zu raten, sich frühzeitig damit zu befassen, was mit der vorhandenen Hardware geschehen soll und wie mit dem Lizenzmanagement und anderen laufenden Verträgen rund um die IT umgegangen werden soll. Solche Aspekte wirken sich unmittelbar auf den Vertrag mit dem Dienstleister und damit auf die Kosten aus.

9. Governance definieren

Unternehmen, die ihre IT(-Prozesse) auslagern wollen, sollten rechtzeitig die zukünftige Governance festlegen und aufbauen. Dazu müssen entlang des Outsourcing-Projekts verschiedene Punkte definiert werden: Die eigene zukünftige Organisation muss aufgebaut, der Split-of-work mit zukünftigen Partnern abgesprochen oder auch interne Schnittstellen zum Business etabliert werden. Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen: Wie soll die eigene Organisation aussehen? Wie soll das Projekt in der Umsetzung und der Partner in Zukunft gesteuert werden?

10. Projekt umsetzen

Nicht selten zieht sich das Vergabeprojekt mit der Ausschreibung über Monate hinweg. Nach dem Vergabeprojekt kommt eines ganz sicher: die Umsetzung des Projekts. Hier kommt all das zum Tragen, was bereits während des Vergabeprojekts beachtet wurde. Wenn Sie den 10-Punkte-Plan im Auge behalten, ist der Grundstein für einen erfolgreichen Projektabschluss «in time and budget» gelegt.

Retis Consulting Group https://www.retis-group.com