Daten aus verschiedensten Quellen bereinigen und integrieren
Ein globales Industrieunternehmen aus der Schweiz mit Fokus auf Services und Produkte für die Sektoren Öl, Gas, Energie und Wasser beschäftigt aktuell zirka 15.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern und hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1834 als führender Anbieter für Lösungen betriebskritischer Anwendungen etabliert. Bis zum Projektbeginn im August 2013 waren die Human-Ressource-Daten des global tätigen Konzerns nicht global harmonisiert. Die Folge: Datensätze wurden lokal in unterschiedlichen Formaten gespeichert, ein zentraler, weltweiter Zugriff war nicht möglich.
Die Einführung eines zentralen Learning-Management-Systems (LMS) sollte den weltweit einheitlichen Zugriff auf alle Daten bieten, erforderte jedoch genau besagte Verfügbarkeit und Standardisierung. Die Herausforderung bestand von nun an darin, diese zu gewährleisten und Mitarbeiterdaten aus über 40 Ländern in das globale Learning-Management-System zu integrieren. Der Konzern entschied sich für die von der Firma Pentos entwickelte Middleware-Lösung «Feeder». Er ist speziell auf globale Projekte mit unterschiedlichen, lokalen Datensätzen ausgerichtet, die in Systeme von SAP überführt werden sollen. «Feeder» liess sich innerhalb kürzester Zeit implementieren, half, die bestehenden Daten zu bereinigen und führte zu einer gesicherten Datenqualität. Trotzdem bleibt die Frage, ob allein durch Software Human-Rressource-Management-Prozesse vereinfacht werden können? Und funktioniert das, was bei einem Grossunternehmen geht, auch in klein- und mittelständischen Unternehmen? Dr. Christian Breu von der Pentos Suisse GmbH stellte sich unseren Fragen.
Herr Breu, welche Ansprüche müssen – allgemein gesprochen – heutige IT-Lösungen für das HRM erfüllen?
Christian Breu: Zuallererst ist hier die Einhaltung vielfältigster globaler und lokaler gesetzlicher Vorschriften zu nennen. Neben Vorgaben für Compliance, Bewerbungsdaten und Gehälter für Top Executives und Risk Taker gibt es viele Vorschriften zu lokalen Steuer- und Payrollprozessen, nicht zuletzt im Bereich Workforce und Frauenquote. Aus diesen hinterlegten Daten können Kennzahlen generiert werden, auch solche, die die interne Effizienz dokumentieren. So lässt sich sehr gut feststellen, wie reibungslos der Recruitingprozess abläuft oder welche Performance Abteilungen in den Unternehmen aufweisen. Dann sind höchste Standards für Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten, sodass idealerweise europäische Vendoren und europäische Datencenter als Partner ausgewählt werden. Kunden erwarten heute, dass das eingesetzte System auditfähig ist. Zu den anwenderbezogenen Erfordernissen gehören eine benutzerfreundliche Oberfläche für Mitarbeiter- oder Manager-Self-Service-Prozesse, die Automatisierung des Systems und die Vermeidung von Medienbrüchen, um die Datenqualität zu erhöhen. Umfangreiche Reportingmöglichkeiten, Transparenz über Kennzahlen, Geschäftsprozesse und die einfache Integration in bestehende IT-Landschaften sind ebenso Teil der Anforderungen an IT-Lösungen im HR-Umfeld und die mittlerweile fast schon als selbstverständlich vorausgesetzte Unterstützung von Mobilgeräten.
Mit dem Produkt «SuccessFactors» besteht eine Lösung aus der Cloud für das Human Capital Management. Was können Unternehmen mit einer solchen Lösung besser als mit anderen?
Die Cloud-Lösung bietet schon vorkonfigurierte Lösungen, sodass das Unternehmen weder Hardware noch besonderes technisch administratives Know-how aufbauen muss. Alle Kunden profitieren von Produktverbesserungen und -erweiterungen durch vierteljährliche Releases, die zentral im Hintergrund ausgerollt werden. Jeder Kunde entscheidet, welche Upgrades er nutzen möchte. Da diese Produktverbesserungen meist durch Anregungen der Community entwickelt werden, sind sie praxisnah und anwenderfreundlich. Die Vorteile einer solchen Lösung für Unternehmen liegen klar auf der Hand: Reports können in Echtzeit erstellt werden, weil alle Daten zentral und in einer einheitlichen Datenqualität verfügbar sind. Und die Lösung ist skalierbar, was für den Kunden konkrete Zeit- und Kostenersparnis bei der Anbindung weiterer Organisationen beziehungsweise Standorte mit sich bringt. Neue Organisationseinheiten können benutzerseitig ganz einfach per Browserzugriff und datenseitig per gesicherten File-Transfer angebunden werden, was für Unternehmen ohne üppige IT-Ausstattung ein wesentlicher Vorteil ist. Der Kunde kann ausserdem die Lösung selbst administrieren. Mitarbeiter können ihre Daten pflegen, wodurch in der Regel die Datenqualität zunimmt.
Und der Datenschutz?
Der ist bei «SuccessFactors» dadurch gewährleistet, dass die Daten nicht intern auf Festplatten, sondern geschützt in einem externen Rechenzentrum liegen, das von einem vertrauenswürdigen Vendor, SAP, unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards betrieben wird.
Welche Erleichterung erhalten Unternehmen etwa für das Recruiting von Fachkräften?
Auch beim Recruiting von Fachkräften bietet die Lösung besondere Vorteile: Ein transparenter externer Kandidatenpool vereinfacht die gezielte Suche nach Kandidaten mit bestimmten Skills erheblich. Im Bereich des Nachfolgemanagements können zum Beispiel Kompetenzen, Fähigkeiten und Mobilität interner Mitarbeiter analysiert werden, sodass schnell deutlich wird, ob ein geeigneter Kandidat im Unternehmen vorhanden ist. Die «Time to Hire»-Prozesszyklen minimieren sich durch einen standardisierten Online-Genehmigungs- und -Auswahlprozess. Das Versenden von Kandidatenlebensläufen entfällt, da die Dokumente für alle am Prozess Beteiligten in der HR-Lösung abgelegt und somit verfügbar sind.
Nun müssen ja die Daten irgend mal erfasst oder zusammengelegt werden. Das scheint auf den ersten Blick ziemlich komplex. Inwiefern ist hier der Einsatz einer Middleware wie Pentos Feeder von Vorteil?
In vielen Unternehmen ist der Datenbestand auf mehrere Systeme verteilt. Gerade solche Unternehmen sind auf richtige Datenqualität angewiesen, bei Bedarf mit externer Unterstützung. Werden verschiedene Systeme aggregiert, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter eine in der Organisation eindeutige Identifikationsnummer erhält, eine sogenannte globale ID. Darüber hinaus ist es für Geschäftsprozesse und Genehmigungsverfahren erforderlich, eine eindeutige Personen- oder Positionshierarchie über alle Quellsysteme aufzubauen. Dann sind die Daten einheitlich zu erfassen. Es kommt oft vor, dass Daten in einem Quellsystem fehlen, in einem anderen jedoch nicht. Genau hier setzt der Pentos Feeder an: Er vereinigt die verschiedenen Quellsysteme zu einem System, erzeugt eine global eindeutige ID, hilft eine regionale und globale Hierarchie aufzubauen und bietet zu guter Letzt Konsistenz- und Vollständigkeitsprüfungen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Der Feeder von Pentos eignet sich insbesondere für Unternehmen, die über viele unterschiedliche Personalstammdatenbanken verfügen und ihre Daten zentral managen, aber gleichzeitig auch dezentral bearbeiten wollen. Die Cloud-Lösungen SAP/SuccessFactors und der Feeder erlauben genau diese Flexibilität.
Pentos bezeichnet die Schweiz als Wachstumsmarkt. Wo beziehungsweise in welchen Branchen sehen Sie das grösste Wachstumspotenzial?
Pentos ist nicht auf bestimmte Branchen fokussiert. Aus unserer Erfahrung heraus sind HR-Prozesse überall erforderlich, egal ob in Beratungsunternehmen, Versicherungen oder der Schwerindustrie. Was den Bedarf an cloudbasierten HRM-Lösungen angeht, stellen wir gerade in der Schweiz bei vielen Unternehmen fest, dass sie ihr Augenmerk verstärkt auf die Struktur und Qualität ihrer HR-Daten legen. Ebenso zeigt sich der Bedarf an cloudbasierten HRM-Lösungen ganz deutlich bei vielen erfolgreichen Firmen, die durch Zukäufe oder langjährige Traditionen sehr globale und heterogene Strukturen aufweisen.
Feeder Pentos https://www.pentos.de/website.nsf/content/Feeder
