Digitalen Kommunikation: sieben Todsünden
Welches sind die häufigsten Fehler von Unternehmen bei der digitalen Kommunikation?
Viele Unternehmen gehen zu sorglos mit ihrer digitalen Kommunikation um. Damit riskieren sie den Verlust von Betriebsgeheimnissen und laufen Gefahr, gegen gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU zu verstossen. Das kann in beiden Fällen grosse Schäden verursachen und teuer werden. Die Brabbler AG, Spezialistin für sichere digitale Kommunikation, erläutert die sieben gängigsten Fehler.
1. E-Mails nicht verschlüsseln
Obwohl unverschlüsselte E-Mails die denkbar unsicherste Kommunikationsmethode darstellen, sind sie de facto immer noch Standard. Unverschlüsselte E-Mails lassen sich relativ einfach belauschen und noch einfacher fälschen – etwa, um sich als Kollege oder Vorgesetzter auszugeben und den Empfänger so zur freiwilligen Preisgabe von Interna zu animieren.
2. Empfängerkreis unnötig aufblähen
Zunächst schickt einfach nur ein Mitarbeiter einem anderen eine E-Mail. Im Laufe der weiteren Korrespondenz wächst der Empfängerkreis dann ständig an. Kollegen, Partner und Kunden werden massenweise hinzugefügt – das Thema könnte sie ja schliesslich auch interessieren. So gelangen am Ende Informationen an Personen, für die sie ursprünglich nie gedacht waren. Und wenn dabei noch die Mail-Adressen ins für alle sichtbare CC-Feld eingegeben werden, kommt häufig auch noch ein Verstoss gegen den Schutz personenbezogener Daten hinzu.
3. Problem WhatsApp und Co.
Auch die Nutzung von Kommunikationsdiensten wie WhatsApp ist aus rechtlicher Sicht äusserst problematisch. So liest WhatsApp die Adressbücher der Mitarbeiter aus und gibt die Daten an die Konzernmutter Facebook weiter – eine klare Verletzung der DSGVO. Andere Lösungen wie Slack, Hipchat oder der Facebook Messenger stehen hier auch nicht viel besser da. Zudem werden die Daten dieser Tools meist in den USA gespeichert und damit in einem Land, dessen allgemeines Datenschutzniveau mutmasslich zu niedrig für die Erfüllung der DSGVO ist.
4. Dokumente über Public Clouds austauschen
Der Austausch von Dokumenten über Cloud-Dienste wie Google Drive, Dropbox oder Skype birgt ebenfalls grosse Risiken. Derartige Dienste verschlüsseln ihre Dateien meist nur unzureichend und machen sensible Tabellen oder Präsentationen damit auslesbar. Zum einen für die Anbieter selbst, aber auch Hackern wird die Arbeit damit deutlich erleichtert. Da diese Dienste ihre Daten ebenfalls meist in den USA speichern, sind sie ausserdem den Zugriffen neugieriger US-Behörden ausgeliefert und häufig nicht DSGVO-konform.
5. Arbeit nach Hause schicken
Eine andere gängige Praxis in vielen Unternehmen verursacht ähnliche Probleme. Um eine Präsentation oder ein Angebot am Abend oder am Wochenende in aller Ruhe daheim zu überarbeiten, schicken Mitarbeiter sie sich an ihre privaten E-Mail-Adressen. Auch dort liegen die Dokumente dann häufig nicht ausreichend gesichert auf den Servern der Anbieter, die ebenfalls nicht selten ihren Sitz in den USA haben.
6. Speichermedien nicht schützen
Nicht nur bei der Übertragung und Speicherung der Kommunikationsdaten auf den Servern der Anbieter, sondern auch auf den Endgeräten liegt oft einiges im Argen. So werden die Daten in den lokalen Speichern von Smartphones, Tablets oder Desktop-PCs meist unverschlüsselt vorgehalten. Damit sind sie im Fall eines erfolgreichen Cyber-Angriffs ungeschützt; wird einem Mitarbeiter ein Mobilgerät gestohlen oder verliert er es, kann auch der Dieb oder Finder die Daten unter Umständen auslesen.
7. Passwortsicherheit vernachlässigen
Last but not least gehen Mitarbeiter meist immer noch zu lax mit den Passwörtern für ihre Kommunikationsdienste um. Sie verwenden Namen oder kurze Begriffe statt ausreichend lange und komplexe Zeichenfolgen. Das macht es Hackern sehr einfach, die Passwörter zu knacken. Nutzen Mitarbeiter komplexe Zeichenfolgen, können sie sich diese natürlich meist nicht auswendig merken und müssen sie deshalb irgendwo abspeichern. Das tun sie allerdings dann meist völlig ungeschützt irgendwo auf ihrem Rechner – wenn sie sie nicht gleich auf einem Post-it notieren und an ihren Bildschirm kleben.
Quelle: Brabbler AG
