Fünf Punkte für ein effektives Krisenmanagement

Die Anforderungen an das Notfall- und Krisenmanagement von Unternehmen haben sich verschärft. Das gilt vor allem dann, wenn sie international tätig sind und Mitarbeiter in Ländern mit vielleicht extremen Wettererscheinungen oder politisch instabilen Verhältnissen beschäftigen. Dadurch ergeben sich Risiken und Gefahren, die im Ernstfall sofortige Reaktionen erfordern. Andererseits machen sich Ausfälle in der IT oder Unterbrechungen der Lieferkette wegen immer enger getakteter Geschäftsprozesse heute rasch bei den Kunden bemerkbar.

Umsetzung von Massnahmen automatisieren

Das A und O, um richtig auf kritische Ereignisse zu reagieren, ist nach wie vor die saubere Definition von Reaktionsmassnahmen in Notfallplänen. Um schnell genug zu reagieren muss die Umsetzung dieser Massnahmen aber unbedingt automatisiert werden. Everbridge, Spezialist für Critical Event Management, erläutert, wie sich das erreichen lässt.

1. Zentrale Datendrehscheibe schaffen

Unternehmen sollten sämtliche für Krisensituationen und Notfälle relevante Informationen in einer zentralen Plattform sammeln. Hier fliessen Daten aus unterschiedlichsten Quellen ein, etwa Informationen aus IoT-Geräten zur Gebäudesicherung, aus Anwendungen zur Überwachung der IT-Systeme oder Daten zu den Aufenthaltsorten der Mitarbeiter. Aber auch öffentlich verfügbare Quellen wie Polizeikanäle in den Sozialen Medien, Verkehrsinformationen oder Unwetterwarnungen gehören dazu.

2. Daten zusammenführen und visualisieren 

Um anhand dieser Informationen kritische Ereignisse und ihre Auswirkungen auf die eigenen Assets sofort zu identifizieren, müssen die Daten zusammengeführt und grafisch übersichtlich dargestellt werden. Die verantwortlichen Teams sollten etwa die Möglichkeit haben, in ihrem Kontrollzentrum auf einer Weltkarte einen Krisenherd nahezu in Echtzeit angezeigt zu bekommen und in den betroffenen Ort hineinzuzoomen. Dann können sie sofort erkennen, welche Gebäude sich dort befinden oder welche Mitarbeiter sich dort gerade aufhalten.

3. Workflows automatisieren und Templates nutzen

Die in den Notfallplänen definierten Abläufe werden idealerweise von einem Workflow-System automatisiert abgearbeitet. Dabei ist der Einsatz vorbereiteter Templates empfehlenswert. Greifen die Workflow-Systeme etwa auf vorbereitete Nachrichten an Mitarbeiter oder Kunden in verschiedenen Sprachen zurück, gewinnen Unternehmen wertvolle Zeit. Werden diese Nachrichten erst im Ernstfall aufgesetzt, dauert das nicht nur zu lange, sondern es besteht auch die Gefahr, dass durch die Drucksituation Fehler passieren.

4. Bi-direktional über mehrere Kanäle kommunizieren

Auch die Kommunikation zur Warnung von Betroffenen und zur Information potenzieller Helfer sollte automatisiert ablaufen. Um dabei grösstmögliche Erreichbarkeit zu gewährleisten, werden sie am besten über mehrere Kanäle kontaktiert – egal ob SMS, E-Mail oder Sprachnachricht. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation bi-direktional stattfindet. Durch Rückmeldungen beziehungsweise ihr Ausbleiben wissen die Krisenteams, wer sich in Sicherheit befindet oder ob sie die nächste Eskalationsstufe einleiten müssen. Zudem ist das Kommunikationssystem idealerweise in der Lage, bei Bedarf schnell zu skalieren – etwa, wenn kurzfristig sehr viele Mitarbeiter oder Kunden benachrichtigt werden müssen.

5. Auch unvorhersehbare Fälle abdecken

Stellen Unternehmen ihre Notfallpläne auf, können sie dabei unmöglich alle potenziellen Fälle erfassen. Es besteht immer die Gefahr, dass unvorhersehbare Ereignisse eintreten oder Krisensituationen in einzelnen Aspekten von den antizipierten Umständen abweichen. Um auch in solchen Fällen schnellstmöglich zu reagieren, benötigen die Verantwortlichen einen virtuellen Raum für Krisenmeetings. Dort sollten sie die Möglichkeit haben, sich unabhängig von ihrem Standort zusammenzuschliessen, auszutauschen, Massnahmen anzustossen und ihre Umsetzung nachzuverfolgen.

Keine Insellösungen

„Viele Unternehmen setzen bei Notfallwarnung und Krisenmanagement noch auf Insellösungen und kämpfen mit Informationssilos. Damit lässt sich die erforderliche Geschwindigkeit bei der Reaktion auf kritische Ereignisse nicht erreichen“, sagt Andreas Junck von Everbridge. „Die Krisenteams benötigen eine integrierte Critical-Event-Management-Plattform, die ihnen eine ganzheitliche unternehmensweite Sicht liefert und sämtliche Abläufe ohne Medienbrüche durchgängig unterstützt.“

Quelle: www.pr-com.de/everbridge