Immer zugänglich, für Backoffice und Aussendienstler

«Wir erfassten die einzelnen Aufträge noch auf Papier und füllten auch die Servicerapporte manuell aus. Ferner verloren wir viel Zeit durch nicht aufeinander abgestimmte Arbeitswege, sodass die Techniker nur wenige Kundenbesuche pro Tag absolvieren konnten.» Kay Ackermann, Leiter TES – Technical Equipment & Service bei der Rivella AG

Das erkannte auch der Getränkehersteller Rivella aus Rothrist, der bis vor kurzer Zeit seine Service- und Reparaturaufträge für seine rund 3.000 schweizweit verteilten Getränkeautomaten, Kühlschränke und Fruchtsaft-Dispenser mit einem «selbstgestrickten» Modul eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) steuerte. Die Probleme häuften sich: «Erstens waren die Abläufe generell ineffizient und kompliziert. Zweitens kannten sich bei uns lediglich zwei Personen mit der Steuerung aus», sagt Kay Ackermann, Leiter TES – Technical Equipment & Service bei der Rivella AG. «Wir erfassten die einzelnen Aufträge noch auf Papier und füllten auch die Servicerapporte manuell aus. Ferner verloren wir viel Zeit durch nicht aufeinander abgestimmte Arbeitswege, sodass die Techniker nur wenige Kundenbesuche pro Tag absolvieren konnten.»

Bedienerfreundliche und pragmatische Lösung

Bei der Evaluation des passenden Servicemanagementsystems spielten verschiedene Faktoren eine Rolle, beispielsweise musste das neue Tool auf die speziellen Wartungsaufgaben von Rivella zugeschnitten, modular aufgebaut, einfach zu bedienen und kostengünstig sein. Aufgrund des Gesamtpakets entschied sich Rivella in der Folge für das Servicemanagementsystem Evatic der Mathys Informatik AG in Unterentfelden. Geschäftsführer Beat Mathys: «Mit Evatic sind wir in der Lage, die spezifischen Anforderungen von Rivella komplett abzudecken.»

• Dazu zählt primär das papierlose, elektronische Arbeiten der Techniker mittels Tablets, das das Rapportieren auf Papier ersetzt. Auf den Tablets sind sämtliche relevanten Informationen gespeichert, wie etwa Maschinentyp, Servicehistorie, Kundenkoordinaten und Bestückung der technischen Verkaufsgeräte. «Die Techniker müssen ihre Serviceaufgaben nur noch einmal erfassen – und schon sind die Angaben für alle ersichtlich im System hinterlegt», erklärt Beat Mathys.
• Automatisch optimiert werden mit Evatic auch die Planungen, beispielsweise bei den Wartungsaufgaben und bei den Qualitätskontrollen der technischen Verkaufsgeräte.
• Gleichzeitig können mit dem System die Fahrtwege aufeinander abgestimmt und so Arbeitszeiten eingespart werden.
• Für die Techniker ist das automatische Führen der Gerätehistorie ein Pluspunkt. So wissen sie bei ihren Einsätzen immer, was bei den einzelnen Automaten in der Vergangenheit passiert ist.
• Der modulare Aufbau erlaubt diverse Erweiterungen. «Bei Rivella setzen wir gleich drei ein: einmal ‹Evatic Service› als zentralen Baustein für die Administration und die Disposition», legt Beat Mathys dar. «Dann ‹Evatic Mobile Service›, das als Schnittstellen-Modul zur ‹Evatic Service App› auf den Tablets der Techniker fungiert. Und ‹Evatic Report Designer› zur Anpassung der Reports und der Belege.»
• Es erfolgt ein automatischer Datentransfer von Evatic zum Rivella verwendeten ERP-System und umgekehrt.

Schnittstelle als leichte Hürde

Der Projektvorgang verlief von Beginn an reibungslos: Die beiden Unternehmen erstellten ein Lasten- und Pflichtenheft, führten mit den Fachabteilungen einen Workshop zur Erläuterung der Verfahrensverläufe durch und bauten eine Umgebung auf, in der sie sämtliche Prozesse eins zu eins testeten. Trotzdem mussten die Projektpartner ein paar kleinere Herausforderungen meistern: Alle involvierten Personen sollten stets denselben Kenntnisstand der Arbeiten haben und eine Schnittstelle zum ERP-System musste hergestellt werden. Die integrierte Schnittstelle ist notwendig, um die beiden Systeme miteinander zu verbinden und so den ständigen Datenaustausch sicherzustellen. «Aufgrund des standardisierten und offenen Datenmodells konnten wir die Schnittstelle mit Evatic relativ einfach innert weniger Tage umsetzen und mit der Unterstützung der internen ERP-Spezialisten von Rivella einführen», erklärt Beat Mathys.

«Wir bewegen uns derzeit optimal in unserem Wirkungsfeld, steuern unsere Mitarbeitenden im Backoffice und an der Front gezielt und erbringen so für unsere Kunden die bestmögliche Dienstleistung.» Kay Ackermann.

Blick in die Zukunft

Rivella ist froh, dass sich der administrative Aufwand dank Evatic erheblich verringert hat. «Mit Evatic sind wir nun viel flexibler und dynamischer unterwegs», sagt Kay Ackermann. «Wir können punktgenaue Auswertungen vornehmen und pro Gerät und Kunde genau nachverfolgen, was im Rahmen des Vertrags und des Service-Level-Agreements angefallen ist. Das ermöglicht uns, schnell zu intervenieren und gegebenenfalls ein Gerät auszutauschen.»

In naher Zukunft steht kein Ausbau mit weiteren Modulen zur Diskussion. «Wir bewegen uns derzeit optimal in unserem Wirkungsfeld, steuern unsere Mitarbeitenden im Backoffice und an der Front gezielt und erbringen so für unsere Kunden die bestmögliche Dienstleistung», bestätigt Kay Ackermann.

Fakten zum Projekt

• Integration des Servicemanagementsystems Evatic bei Rivella AG
• Server: Windows Server 2012/SQL Server 2012
• Interne Dispositionsarbeitsplätze: Windows 7
• Mobile Geräte für Techniker: Samsung Note 10 Tablets
• Kostenumfang: unter CHF 50.000

Mathys Informatik AG https://www.main.ch/