Mettre en œuvre des projets d'externalisation informatique de manière professionnelle

Qu'il s'agisse d'une informatique plus fiable ou de coûts réduits, les attentes vis-à-vis des projets d'externalisation informatique sont nombreuses. Pour que les attentes soient satisfaites "dans les délais et le budget", un certain nombre de choses peuvent être faites correctement - mais aussi mal. La liste de contrôle suivante est recommandée pour une mise en œuvre réussie des projets d'externalisation informatique :

1. créer de la transparence

Commencez par vous faire une idée générale : Combien de sites, de postes de travail informatiques, de clients, de serveurs, d'imprimantes, de ports LAN possède mon entreprise ? Et la connaissance précise des données sur les niveaux de service actuels ainsi que sur les coûts informatiques actuels et les inducteurs de coûts est particulièrement importante. En tant qu'outsourcer, vous devez être en mesure de décrire la situation de départ de manière transparente et de dresser un tableau réaliste de ce qui peut être apporté en termes de ressources et de budget : Exigences cibles - Réduction des coûts ? Niveaux de service plus élevés ? Standardisation globale ? Plus de flexibilité ? - doivent être clairement définis et communiqués dès cette phase. Les objectifs doivent être formulés de manière aussi concrète que possible et classés par ordre de priorité. Quelle est par exemple l'importance d'un support rapide sur place ? Une situation réelle présentée de manière transparente et la définition des objectifs constituent la base d'un projet réussi non seulement pour l'entreprise elle-même, mais aussi pour le futur partenaire d'externalisation.

2. une bonne préparation

Il s'agit maintenant de répartir les responsabilités et les domaines de compétence. Au cours de la phase du Current Mode of Operation (CMO), une équipe de projet est constituée pour se pencher sur le projet d'attribution et élaborer un plan de projet. Le soutien de collaborateurs disposant de l'expérience nécessaire pour mener à bien les tâches à venir est particulièrement important à ce stade. C'est également à ce stade qu'il convient de décider si l'informatique doit être externalisée via un "statut intermédiaire", le CMO+, ou éventuellement par petits morceaux "faciles à digérer". Enfin, le Future Mode of Operation désigne l'état cible, lorsque les systèmes informatiques et les processus informatiques définis contractuellement sont repris par le prestataire de services.

3. planification réaliste

Les ressources les plus importantes sont le temps et le budget. Elles doivent être évaluées de manière réaliste, tout comme les disponibilités des collaborateurs et les dépendances par rapport à d'autres projets. En outre, il est important d'identifier les "chemins critiques" potentiels, c'est-à-dire les processus dont les effets déterminent la durée minimale du projet et qui ne permettent aucune marge de manœuvre, de sorte que les retards à ce niveau ont des répercussions immédiates sur la fin prévue du projet. Avoir une vue d'ensemble des "chemins critiques" et être au clair sur les ressources - des collaborateurs aux coûts - permet de rester en fin de compte dans les "délais et le budget".

4. combler les lacunes actuelles

Seule une définition précise des volumes, des niveaux de service requis et de l'étendue des prestations des systèmes ou processus informatiques à externaliser lors de l'appel d'offres permettra de trouver le prestataire de services optimal. Il s'agit par exemple de déterminer l'âge et la valeur des équipements et des machines, l'efficacité des processus, les contrats de maintenance et de licence, afin que les fournisseurs puissent analyser les systèmes et processus informatiques à externaliser et soumettre leurs offres lors de la phase de due diligence qui suit.

5. fournir des informations

La due diligence consiste à collecter et à rassembler systématiquement des données sur les systèmes informatiques existants : Combien de clients y a-t-il dans chaque département ? Combien de PC et de serveurs l'entreprise utilise-t-elle ? Quels sont les contrats (d'assistance) en cours ? Il faut répondre à ces questions et à d'autres afin de pouvoir dresser un tableau détaillé de la situation actuelle. Lors de l'enquête, il est également possible de faire accepter l'ensemble du projet par les services concernés - c'est à ce moment-là qu'ils entrent concrètement en contact avec le projet d'externalisation. C'est là que la direction a un rôle à jouer : elle doit faire comprendre que la collecte de données est peut-être gênante, mais aussi nécessaire.

6. garder un œil sur les affaires

L'informatique n'est pas une fin en soi, ce qui signifie que malgré le projet d'adjudication coûteux, les donneurs d'ordre doivent absolument garder un œil sur leur business. En fin de compte, la plupart des entreprises externalisent leur informatique afin de pouvoir mieux se concentrer sur leur activité principale. Il est donc conseillé de toujours impliquer les collaborateurs concernés dans les points décisifs (exigences, budgets, souhaits, mises en œuvre). Lors de la planification, il faut s'assurer que, pendant toute la phase du projet, l'exploitation actuelle ne soit pas négligée et que les affaires continuent de fonctionner comme d'habitude.

7. poursuivre des objectifs

Plus le projet d'adjudication est vaste et prend du temps, plus le risque de se disperser est élevé. Le projet ne peut être mis en œuvre qu'avec des exigences précises et écrites en matière d'objectifs. L'état des lieux, les objectifs (intermédiaires), le calendrier et le budget doivent être définis avec précision et contrôlés en permanence au cours du projet. Tous les participants doivent connaître les objectifs, les accepter et les poursuivre systématiquement.

8. prendre des décisions (à temps)

Avec les décisions, c'est très simple : il faut les prendre. La plupart du temps, il est même préférable de s'exposer au risque de prendre une mauvaise décision ici et là plutôt que de décider trop tard ou de ne pas décider du tout. Il est conseillé aux entreprises qui externalisent de se pencher suffisamment tôt sur ce qu'il adviendra du matériel existant et sur la manière de traiter la gestion des licences et les autres contrats en cours relatifs à l'informatique. Ces aspects ont un impact direct sur le contrat avec le prestataire de services et donc sur les coûts.

9. définir la gouvernance

Les entreprises qui souhaitent externaliser leurs (processus) informatiques doivent définir et mettre en place à temps la future gouvernance. Pour ce faire, différents points doivent être définis tout au long du projet d'externalisation : La propre organisation future doit être mise en place, le split-of-work doit être convenu avec les futurs partenaires ou encore les interfaces internes avec le business doivent être établies. En principe, les questions suivantes se posent : à quoi doit ressembler la propre organisation ? Comment le projet doit-il être piloté lors de sa mise en œuvre et comment le partenaire doit-il être piloté à l'avenir ?

10. mettre en œuvre le projet

Il n'est pas rare que le projet d'attribution et l'appel d'offres s'étendent sur plusieurs mois. Après le projet d'attribution, une chose est sûre : la mise en œuvre du projet. C'est là que tout ce qui a déjà été pris en compte pendant le projet d'adjudication entre en jeu. Si vous gardez à l'esprit le plan en dix points, vous aurez posé la première pierre d'une conclusion réussie du projet "in time and budget".

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