Envoi de pièces jointes confidentielles et volumineuses

Il s'avère que les entreprises, sous l'influence des affaires d'espionnage autour de PRISM & Co., ont réévalué la valeur de leur correspondance électronique, surtout au cours des derniers mois. Mais l'efficacité des processus de courrier électronique reste également au centre des préoccupations.

Problème 1 : restrictions de taille

Qu'il s'agisse de contrats, de dessins techniques, de calculs ou d'autres documents importants dans l'échange avec les clients, les fournisseurs et les partenaires : chaque jour, les entreprises envoient de nombreuses pièces jointes par e-mail. En fonction des formats et des éléments qu'elles contiennent - comme des images ou des contenus multimédias -, leur taille est de plus en plus importante. L'augmentation du nombre de mégaoctets peut toutefois poser des problèmes lors de la livraison d'un e-mail. En effet, de nombreux serveurs de messagerie présentent des limites de taille. Cela signifie qu'ils ne laissent passer que les e-mails dont les pièces jointes ne dépassent pas une certaine taille totale. Tous les autres e-mails sont rejetés et n'atteignent pas leurs destinataires. Au lieu de cela, l'expéditeur reçoit généralement une notification de non-distribution générée automatiquement, qui attire son attention sur le fait que son e-mail n'a pas pu être remis à son partenaire de communication en raison de la taille de sa pièce jointe. La plupart du temps, même la compression des fichiers ne suffit plus à éviter de telles restrictions de taille. En principe, les formats d'image ou d'autres contenus déjà comprimés ne gagnent pas de place lorsqu'ils sont convertis au format Zip. De plus, l'utilisateur ne sait que rarement, avant l'envoi d'un e-mail, quelles sont les restrictions exactes en matière de taille de fichier du serveur de messagerie d'un destinataire. Dans ce cas, il ne reste plus qu'à décrocher le téléphone et à demander au destinataire d'indiquer une adresse e-mail alternative dont la boîte aux lettres autorise la réception de fichiers joints volumineux. Ou alors, la limitation de taille est contournée en téléchargeant manuellement et de manière compliquée les fichiers correspondants sur le propre serveur de l'entreprise et en les proposant au destinataire par un lien transmis ou des données d'accès FTP pour le téléchargement.

Problème 2 : applications exécutables

Mais la limitation de la taille n'est pas le seul problème lors de l'envoi de fichiers joints. Si, par exemple, des applications exécutables sont envoyées par e-mail en pièce jointe, elles sont généralement également bloquées pour des raisons de sécurité. Cela concerne notamment les formats de fichiers tels que *.exe et *.pif. Enfin, les applications exécutables en pièces jointes sont considérées comme des vecteurs de virus et de chevaux de Troie, contre lesquels les entreprises tentent de se protéger en configurant leurs serveurs de messagerie de manière appropriée.

Problème 3 : fuite de données confidentielles

Les pièces jointes envoyées par e-mail ne sont souvent pas cryptées. Elles peuvent être interceptées et consultées ouvertement par des tiers. Les entreprises n'ont pas toujours à craindre les services secrets dans ce contexte. La concurrence économique, notamment en provenance de l'espace asiatique, pratique activement l'espionnage industriel. Elle s'intéresse aux informations particulièrement sensibles. Depuis des années déjà, les autorités de sécurité mettent en garde contre l'augmentation de l'espionnage économique sur Internet. La chasse au savoir-faire technologique est ressentie aussi bien par les entreprises de taille moyenne que par les grands groupes. Les entreprises devraient donc se protéger également lors de l'envoi de pièces jointes afin de prévenir efficacement la fuite de leurs données confidentielles dans le trafic de messagerie.

L'aspect pratique est décisif

Pour faire face à ces problèmes, il faut trouver des solutions pratiques : on trouve déjà sur le marché quelques systèmes qui les abordent, mais qui ne sont pas toujours efficaces. Il existe par exemple des solutions isolées et autonomes. Après un téléchargement préalable, l'indication de l'expéditeur et du destinataire ainsi qu'une brève description, le destinataire peut télécharger le fichier via un lien de téléchargement. Cependant, ce processus s'avère souvent trop long et nécessite de quitter le client de messagerie.

Autre inconvénient : les fichiers envoyés ne sont plus répertoriés parmi les e-mails envoyés. La traçabilité du processus de communication est donc nettement plus difficile. On trouve également des applications pour lesquelles, lors de la transmission d'une pièce jointe de taille importante à des clients, fournisseurs ou partenaires, il faut à chaque fois mettre à disposition un accès FTP spécifique et compliqué pour le téléchargement.

Automatiser au maximum l'envoi de fichiers

De nouvelles solutions basées sur le cloud se frayent un chemin dans les entreprises et se présentent comme une alternative. Elles assurent la sécurité nécessaire lors de l'envoi de pièces jointes confidentielles et volumineuses, sans que l'efficacité ou la traçabilité des processus de messagerie n'en pâtissent. Simples et faciles à intégrer dans les infrastructures de messagerie existantes, ils fonctionnent automatiquement en arrière-plan selon un ensemble de règles. Si l'utilisateur envoie par e-mail des pièces jointes dépassant par exemple 10 Mo, la solution côté serveur réagit automatiquement et sépare les fichiers de l'e-mail. Le fichier lui-même est mis à la disposition du destinataire de l'e-mail dans une zone cloud hautement sécurisée pour le téléchargement. Après avoir cliqué sur le lien en question et s'être inscrit au préalable dans l'espace cloud, celui-ci peut finalement télécharger la pièce jointe. Contrairement à des services comme Dropbox, le fournisseur de services en ligne n'a pas accès aux fichiers disponibles.

Conclusion

Les solutions qui fonctionnent selon ce schéma pour sécuriser l'envoi de fichiers volumineux et confidentiels par e-mail automatisent un processus qui serait difficilement réalisable manuellement par l'utilisateur. En même temps, la confidentialité des pièces jointes transmises est renforcée. L'utilisateur ne doit pas quitter l'environnement de travail habituel du client de messagerie. Il continue simplement à rédiger ses e-mails comme auparavant et ajoute simplement les pièces jointes trop volumineuses. Les entreprises bénéficient ainsi d'une sécurité juridique, d'une confidentialité et d'une sécurité accrues pour l'envoi de fichiers par e-mail - sans pour autant perdre en efficacité et en productivité.