Cinq points pour une gestion de crise efficace

Les exigences en matière de gestion des urgences et des crises pour les entreprises sont devenues plus strictes. C'est particulièrement vrai lorsqu'elles sont actives au niveau international et qu'elles emploient des collaborateurs dans des pays où les phénomènes météorologiques peuvent être extrêmes ou les conditions politiques instables. Il en résulte des risques et des dangers qui exigent des réactions immédiates en cas d'urgence. D'autre part, les pannes informatiques ou les interruptions de la chaîne d'approvisionnement se font aujourd'hui rapidement ressentir chez les clients en raison de processus commerciaux de plus en plus étroitement cadencés.

Automatiser la mise en œuvre des mesures

L'essentiel pour réagir correctement aux événements critiques reste la définition propre des mesures de réaction dans les plans d'urgence. Mais pour réagir suffisamment vite, la mise en œuvre de ces mesures doit absolument être automatisée. Everbridge, spécialiste de la gestion des événements critiques, explique comment y parvenir.

1. créer une plaque tournante centrale des données

Les entreprises devraient rassembler toutes les informations pertinentes pour les situations de crise et d'urgence dans une plateforme centrale. Les données provenant des sources les plus diverses y sont intégrées, par exemple les informations provenant des appareils IoT pour la sécurisation des bâtiments, des applications de surveillance des systèmes informatiques ou des données sur les lieux de séjour des collaborateurs. Mais les sources disponibles publiquement, comme les canaux de la police dans les médias sociaux, les informations sur le trafic ou les alertes météorologiques, en font également partie.

2. regrouper et visualiser les données 

Afin d'identifier immédiatement les événements critiques et leurs conséquences sur les actifs de l'entreprise, les données doivent être rassemblées et présentées sous forme de graphiques clairs. Les équipes responsables devraient par exemple avoir la possibilité d'afficher un foyer de crise presque en temps réel sur une carte du monde dans leur centre de contrôle et de zoomer sur le lieu concerné. Elles peuvent alors voir immédiatement quels bâtiments s'y trouvent ou quels collaborateurs s'y trouvent actuellement.

3. automatiser les flux de travail et utiliser des modèles

Les procédures définies dans les plans d'urgence sont idéalement automatisées par un système de workflow. Il est recommandé d'utiliser des modèles préparés à cet effet. Si les systèmes de flux de travail ont recours à des messages préparés à l'intention des collaborateurs ou des clients dans différentes langues, les entreprises gagnent un temps précieux. Si ces messages ne sont rédigés qu'en cas d'urgence, cela prend non seulement trop de temps, mais il y a aussi le risque que des erreurs se produisent en raison de la situation de pression.

4. communiquer de manière bidirectionnelle sur plusieurs canaux

La communication pour alerter les personnes touchées et informer les secouristes potentiels devrait également être automatisée. Afin de garantir la plus grande accessibilité possible, il est préférable de les contacter par plusieurs canaux, que ce soit par SMS, e-mail ou message vocal. Il est important que la communication soit bidirectionnelle. Grâce aux réponses ou à leur absence, les équipes de crise savent qui se trouve en sécurité ou si elles doivent passer à l'étape suivante de l'escalade. En outre, le système de communication doit idéalement être en mesure d'évoluer rapidement en cas de besoin, par exemple si un grand nombre de collaborateurs ou de clients doivent être informés à court terme.

5. couvrir également les cas imprévisibles

Lorsque les entreprises élaborent leurs plans d'urgence, il leur est impossible d'envisager tous les cas de figure possibles. Il y a toujours le risque que des événements imprévisibles se produisent ou que certains aspects de la situation de crise s'écartent des circonstances prévues. Pour pouvoir réagir le plus rapidement possible dans de tels cas, les responsables ont besoin d'un espace virtuel pour les réunions de crise. Ils devraient avoir la possibilité de se réunir, d'échanger, de lancer des mesures et de suivre leur mise en œuvre, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Pas de solutions isolées

"De nombreuses entreprises s'appuient encore sur des solutions isolées pour l'alerte d'urgence et la gestion de crise et luttent contre les silos d'information. Cela ne permet pas d'atteindre la vitesse nécessaire pour réagir aux événements critiques", explique Andreas Junck d'Everbridge. "Les équipes de crise ont besoin d'une plate-forme intégrée de gestion des événements critiques qui leur offre une vue globale à l'échelle de l'entreprise et qui prend en charge toutes les opérations de bout en bout sans rupture de média".

Source : www.pr-com.de/everbridge