Stratégie 'Paper Light

Il existe une multitude de raisons pour lesquelles les entreprises luttent encore pour bannir le papier de leur environnement de travail : 56% des entreprises interrogées supposent que les contrats, les commandes et les formulaires de réservation doivent encore obligatoirement être signés sur papier. En outre, 40% pensent devoir archiver les impressions de documents importants pour une utilisation ultérieure. 4% des entreprises ne veulent pas renoncer à l'utilisation du papier, soit parce que leurs employés le souhaitent, soit par manque d'initiative de la part de la direction. Dans 39% des cas, cela est également dû à un manque de connaissances sur les alternatives sans papier.

"Comme le montrent les résultats de l'étude de la Association pour la gestion de l'information et de l'image (AIIM), le papier n'a pas complètement disparu de notre vie professionnelle. Souvent, la situation est bloquée en raison d'obstacles techniques, d'un manque de ressources ou d'exigences légales, de sorte que de nombreuses entreprises ont encore un long chemin à parcourir avant que la numérisation ne les atteigne complètement. La première chose que les entreprises devraient faire en chemin est d'adopter une approche que nous appelons 'Paper Light'", explique Hans-Günter Börgmann. Il est directeur général de Montagne de fer Deutschland GmbH, le prestataire de services pour les solutions dans le domaine de la gestion de l'information.

Le 'Paper Light' peut être atteint en numérisant tous les dossiers papier nécessaires à l'entreprise et en les rendant accessibles aux personnes qui en ont besoin, comme l'explique Börgmann. Si les dossiers papier originaux ne peuvent pas être détruits ou si une image numérique de tous les dossiers n'est pas nécessaire, il est recommandé de confier les dossiers à un prestataire de services externe.

'Paper Light' en trois étapes

Iron Mountain recommande aux entreprises de suivre les trois étapes suivantes pour réaliser le 'Paper Light' :

• L'apprentissage en ligne et d'autres possibilités de formation abordables devraient être envisagés pour apprendre aux employés de tous les sites comment gérer efficacement les informations dans tous les formats tout au long de leur cycle de vie.
• Si une entreprise n'a pas encore réfléchi à la numérisation des documents papier, il est particulièrement intéressant de jeter un coup d'œil aux processus de gestion des documents ou aux flux de travail afin de déterminer quels processus basés sur le papier se prêtent à la numérisation. Pour ce faire, il convient d'évaluer quels documents sont nécessaires immédiatement, quels documents sont produits régulièrement et combien de personnes doivent y avoir accès. Ensuite, le document original peut être détruit ou conservé en toute sécurité, en fonction de la durée de conservation correspondante.
• En outre, il est possible d'organiser un "jour de nettoyage" spécial par an. Lors de cette journée, l'équipe se penche sur le stock de papier et décide de la meilleure façon d'éliminer les documents papier du bureau. Enfin, un manuel permet aux employés de déterminer si les documents doivent être détruits ou transférés vers un lieu de stockage externe.