Strategia "Paper Light

Le ragioni per cui le aziende stanno ancora lottando per eliminare la carta dal loro ambiente di lavoro sono molteplici: 56% delle aziende intervistate ritengono che contratti, ordini e moduli di prenotazione siano ancora obbligatori da firmare su carta. Altre 40% ritengono di dover archiviare le stampe di documenti importanti per un uso successivo. Il 4% delle aziende non vuole abbandonare l'uso della carta, sia perché i dipendenti lo desiderano, sia per mancanza di iniziativa da parte del management. In 39% dei casi, tuttavia, ciò è dovuto anche alla mancanza di conoscenza delle alternative senza carta.

"Come si evince dai risultati dello studio della Associazione per la gestione delle informazioni e delle immagini (AIIM) possono riconoscere, e forse anche giudicare in base alla propria esperienza, che la carta non è completamente scomparsa dalla nostra vita lavorativa. Spesso la situazione è bloccata a causa di barriere tecniche, mancanza di risorse o requisiti legali, per cui molte aziende hanno ancora molta strada da fare prima che la digitalizzazione raggiunga completamente anche loro. La prima cosa che le aziende dovrebbero fare è adottare un approccio che chiamiamo 'Paper Light'", spiega Hans-Günter Börgmann. È direttore generale di Iron Mountain Deutschland GmbH, il fornitore di servizi per le soluzioni di gestione delle informazioni.

Il "Paper Light" può essere ottenuto digitalizzando tutti i file cartacei necessari per scopi aziendali e rendendoli accessibili a chi ne ha bisogno, come spiega ancora Börgmann. Se i file cartacei originali non possono essere distrutti o se non è necessaria un'immagine digitale di tutti i file, si consiglia di affidare i file a un fornitore esterno di servizi.

Paper Light" in tre fasi

Iron Mountain raccomanda alle aziende di adottare le tre fasi seguenti per realizzare la "Paper Light":

• È necessario prendere in considerazione l'eLearning e altre opportunità di formazione a prezzi accessibili per istruire il personale in tutte le sedi su come gestire efficacemente le informazioni in tutti i formati durante l'intero ciclo di vita.
• Se un'azienda non ha ancora pensato alla digitalizzazione dei documenti cartacei, è particolarmente utile esaminare i processi di gestione dei documenti o i flussi di lavoro per determinare quali processi cartacei sono adatti alla scansione. A tal fine, occorre valutare quali documenti sono necessari immediatamente, quali si verificano regolarmente e quante persone devono avervi accesso. Poi, a seconda del periodo di conservazione, il documento originale può essere distrutto o conservato in modo sicuro.
• Inoltre, è possibile organizzare ogni anno una "giornata di pulizia" speciale. In questo giorno, il team riflette sullo stock di carta e decide il modo migliore per eliminare i documenti cartacei dall'ufficio. Con l'aiuto di un manuale, i dipendenti possono stabilire se i documenti devono essere distrutti o spostati in un luogo di archiviazione esterno.