Lista di controllo: Come comunicare in caso di crisi

Forti temporali, un incendio nei locali dell'azienda, un attacco informatico riuscito: La probabilità che le aziende si trovino prima o poi ad affrontare un evento critico è alta. Per ridurre al minimo i danni in questo caso, mantenere al meglio l'operatività aziendale e tornare alla normalità il più rapidamente possibile, le aziende devono azionare molte leve. Una delle più importanti è la comunicazione.

Se le aziende non comunicano tempestivamente durante una crisi, perdono il controllo della narrazione. Il vuoto sarà colmato da attori che potrebbero anche non conoscere la natura del problema e rallentare il processo di recupero. Le voci si diffondono rapidamente sui social media e i dipendenti possono semplicemente trasmettere informazioni critiche per conto loro. O peggio, potrebbero prendere decisioni sbagliate, mettendo a rischio la loro salute o addirittura la loro vita.

Sviluppare un piano di comunicazione

Per evitare che ciò accada, le aziende dovrebbero sviluppare un piano di comunicazione completo da utilizzare in caso di incidente critico. La lista di controllo di Everbridge fornisce un quadro di riferimento.

Analizzare i rischi: Le aziende dovrebbero analizzare quali sono i rischi a cui sono effettivamente esposte e come questi influenzeranno le loro operazioni commerciali quando si verificheranno. Da queste analisi possono poi ricavare misure di comunicazione mirate.

Chiarire le responsabilità e le procedure: Le aziende hanno bisogno di un team di comunicazione dedicato e di piani di comunicazione predefiniti. Deve essere chiaramente definito chi è il principale responsabile della comunicazione, chi la gestisce, chi parla con chi e quando, e quali informazioni trasmette nel processo.

Considerare tutti i gruppi target: Oltre ai contatti interni, può essere necessaria anche la comunicazione con gruppi esterni. Ad esempio, i partner o i clienti devono essere informati se sono interessati da un evento critico. Se un'azienda gestisce un'infrastruttura critica, potrebbe anche essere necessario informare le autorità.

Creare modelli di testo: I modelli di notifica aiutano le aziende a comunicare in modo efficiente e senza errori in caso di emergenza. Gruppi diversi di destinatari possono avere bisogno di informazioni diverse, ma i messaggi chiave devono essere coerenti e non contenere contraddizioni, in modo che tutti vadano nella stessa direzione in caso di emergenza.

Comunicare in modo multimodale: Maggiore è il numero di canali di comunicazione utilizzati dalle aziende, maggiore è la probabilità di raggiungere effettivamente i destinatari. L'ideale è che i destinatari ricevano le informazioni attraverso tutti i canali contemporanei, come SMS, messaggi push, e-mail o messaggi vocali, e su telefoni fissi e cellulari sia privati che professionali.

Esercitazioni e test: Se le aziende mettono in pratica i processi pianificati senza la pressione di un'emergenza, hanno più certezza che tutto funzionerà il giorno X. Le prove di collaudo offrono inoltre l'opportunità di scoprire eventuali punti deboli e di eliminarli in modo mirato.

Fonte: Everbridge