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"Registravamo ancora i singoli ordini su carta e compilavamo manualmente i rapporti di servizio. Inoltre, abbiamo perso molto tempo a causa di percorsi di lavoro non coordinati, per cui i tecnici potevano completare solo poche visite ai clienti al giorno". Kay Ackermann, responsabile TES - Technical Equipment & Service di Rivella AG

Questo è stato riconosciuto anche dal Produttore di bevande Rivella di Rothrist, che fino a poco tempo fa controllava gli ordini di assistenza e riparazione per i suoi circa 3.000 distributori automatici, frigoriferi e distributori di succo di frutta distribuiti in tutta la Svizzera con un modulo "fatto in casa" di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). I problemi si sono accumulati: "In primo luogo, i processi erano generalmente inefficienti e complicati. In secondo luogo, avevamo solo due persone che conoscevano il sistema di controllo", afferma Kay Ackermann, responsabile TES - Technical Equipment & Service di Rivella AG. "Abbiamo ancora inserito i singoli ordini su carta e compilato manualmente i rapporti di servizio. Inoltre, abbiamo perso molto tempo a causa di percorsi di lavoro non coordinati, per cui i tecnici potevano effettuare solo poche visite al cliente al giorno".

Soluzione semplice e pragmatica

Nella valutazione del sistema di gestione dei servizi appropriato hanno giocato diversi fattori: ad esempio, il nuovo strumento doveva essere adattato alle specifiche attività di manutenzione di Rivella, avere una struttura modulare, essere facile da usare e conveniente. Sulla base del pacchetto complessivo, Rivella ha poi deciso a favore della Sistema di gestione dei servizi Evatic di Mathys Informatik AG a Unterentfelden. L'amministratore delegato Beat Mathys: "Con Evatic siamo in grado di soddisfare completamente le esigenze specifiche di Rivella".

• Questo include principalmente il lavoro elettronico senza carta dei tecnici per mezzo di tablet, che sostituisce i rapporti cartacei. Tutte le informazioni rilevanti sono memorizzate sui tablet, come il tipo di macchina, lo storico dell'assistenza, le coordinate del cliente e l'equipaggiamento dei dispositivi tecnici di vendita. "I tecnici devono inserire le loro attività di assistenza una sola volta e le informazioni sono già memorizzate nel sistema a disposizione di tutti", spiega Beat Mathys.
• Evatic ottimizza automaticamente anche la pianificazione, ad esempio per le attività di manutenzione e i controlli di qualità delle attrezzature tecniche di vendita.
• Allo stesso tempo, il sistema può essere utilizzato per coordinare gli itinerari di viaggio e quindi risparmiare ore di lavoro.
• Per i tecnici, la manutenzione automatica della storia della macchina è un vantaggio. In questo modo, sanno sempre cosa è successo alle singole macchine in passato.
• La struttura modulare consente varie estensioni. "Alla Rivella ne usiamo tre: il primo è 'Evatic Service' come modulo centrale per l'amministrazione e la programmazione", spiega Beat Mathys. "Poi 'Evatic Mobile Service', che funziona come modulo di interfaccia con la 'Evatic Service App' sui tablet dei tecnici. E 'Evatic Report Designer' per personalizzare report e ricevute".
• I dati vengono trasferiti automaticamente da Evatic al sistema ERP utilizzato da Rivella e viceversa.

L'interfaccia come ostacolo facile

Il processo di progetto si è svolto senza problemi fin dall'inizio: le due aziende hanno creato specifiche e requisiti, hanno tenuto un workshop con i reparti specializzati per spiegare i flussi di processo e hanno allestito un ambiente in cui hanno testato tutti i processi uno a uno. Tuttavia, i partner del progetto hanno dovuto superare alcune piccole sfide: tutte le persone coinvolte dovevano avere sempre lo stesso livello di conoscenza del lavoro e si doveva stabilire un'interfaccia con il sistema ERP. L'interfaccia integrata è necessaria per collegare i due sistemi e garantire così lo scambio costante di dati. "Grazie al modello di dati standardizzato e aperto, siamo stati in grado di implementare l'interfaccia con Evatic con relativa facilità in pochi giorni e di introdurla con il supporto degli specialisti ERP interni di Rivella", spiega Beat Mathys.

"Attualmente ci muoviamo in modo ottimale nel nostro campo di attività, gestendo in modo mirato i nostri dipendenti nel back office e al fronte e fornendo così il miglior servizio possibile ai nostri clienti." Kay Ackermann.

Uno sguardo al futuro

Rivella è lieta che l'impegno amministrativo sia stato notevolmente ridotto grazie a Evatic. "Con Evatic, ora siamo molto più flessibili e dinamici sulla strada", afferma Kay Ackermann. "Siamo in grado di effettuare valutazioni precise e di tracciare con esattezza, per dispositivo e cliente, le spese sostenute nell'ambito del contratto e dell'accordo sul livello di servizio. Questo ci permette di intervenire rapidamente e di sostituire un dispositivo, se necessario".

Non è in discussione un'espansione con ulteriori moduli nel prossimo futuro. "Attualmente ci muoviamo in modo ottimale nel nostro settore di attività, gestendo in modo mirato i nostri collaboratori nel back office e al fronte e fornendo così il miglior servizio possibile ai nostri clienti", conferma Kay Ackermann.

Fatti sul progetto

• Integrazione del sistema di gestione dei servizi Evatic presso Rivella AG
• Server: Windows Server 2012/SQL Server 2012
• Postazioni interne di smistamento: Windows 7
• Dispositivi mobili per tecnici: tablet Samsung Note 10
• Portata dei costi: meno di 50.000 franchi

Mathys Informatik Ltd https://www.main.ch/