Cinque punti per una gestione efficace delle crisi

Le richieste di gestione delle emergenze e delle crisi da parte delle aziende sono diventate più stringenti. Ciò è particolarmente vero se le aziende operano a livello internazionale e impiegano personale in Paesi in cui possono verificarsi condizioni climatiche estreme o instabilità politica. Questo crea rischi e pericoli che richiedono risposte immediate in caso di emergenza. D'altra parte, i guasti informatici o le interruzioni della catena di fornitura sono ora rapidamente percepiti dai clienti, a causa di processi aziendali sempre più serrati.

Automatizzare l'attuazione delle misure

L'elemento fondamentale per reagire correttamente agli eventi critici è ancora la definizione chiara delle misure di risposta nei piani di emergenza. Tuttavia, per reagire con sufficiente rapidità, è essenziale automatizzare l'attuazione di queste misure. Everbridge, specialista nella gestione degli eventi critici, spiega come si può ottenere questo risultato.

1. creare un hub centrale di dati

Le aziende dovrebbero raccogliere tutte le informazioni rilevanti per le situazioni di crisi e di emergenza in una piattaforma centrale. Vi confluiscono dati provenienti da un'ampia varietà di fonti, come le informazioni provenienti dai dispositivi IoT per la sicurezza degli edifici, dalle applicazioni per il monitoraggio dei sistemi IT o i dati sulla posizione dei dipendenti. Ma sono incluse anche le fonti disponibili pubblicamente, come i canali della polizia nei social media, le informazioni sul traffico o gli avvisi di maltempo.

2. unire e visualizzare i dati 

Per poter utilizzare queste informazioni per identificare immediatamente gli eventi critici e i loro effetti sugli asset dell'azienda, i dati devono essere riuniti e visualizzati graficamente in modo chiaro. Ad esempio, i team responsabili dovrebbero avere la possibilità di visualizzare un punto problematico su una mappa del mondo nel loro centro di controllo quasi in tempo reale e di zoomare sul luogo interessato. In questo modo possono vedere immediatamente quali edifici sono presenti o quali dipendenti ci sono al momento.

3. automatizzare i flussi di lavoro e utilizzare i modelli

I processi definiti nei piani di emergenza dovrebbero idealmente essere automatizzati da un sistema di workflow. Si raccomanda l'uso di modelli preparati. Se i sistemi di workflow utilizzano messaggi preparati per i dipendenti o i clienti in diverse lingue, le aziende risparmiano tempo prezioso. Se questi messaggi vengono impostati solo in caso di emergenza, non solo ci vuole troppo tempo, ma c'è anche il rischio che si verifichino errori a causa della situazione di pressione.

4. Comunicare in modo bidirezionale attraverso più canali.

Anche la comunicazione per avvertire le persone colpite e per informare i potenziali soccorritori dovrebbe essere automatizzata. Per garantire la massima accessibilità, è meglio contattarli attraverso diversi canali: SMS, e-mail o messaggi vocali. È importante che la comunicazione sia bidirezionale. Grazie al feedback o all'assenza di feedback, le squadre di crisi sanno chi è al sicuro o se è necessario avviare il livello di escalation successivo. Inoltre, il sistema di comunicazione dovrebbe essere in grado di scalare rapidamente se necessario, ad esempio se è necessario avvisare un gran numero di dipendenti o clienti con breve preavviso.

5. coprire anche i casi imprevedibili

Quando le aziende elaborano i loro piani di emergenza, è impossibile che coprano tutti i casi potenziali. C'è sempre il rischio che si verifichino eventi imprevedibili o che le situazioni di crisi si discostino dalle circostanze previste per singoli aspetti. Per reagire il più rapidamente possibile in questi casi, i responsabili hanno bisogno di una sala virtuale per le riunioni di crisi. Lì dovrebbero avere l'opportunità di unire le forze, scambiare idee, avviare misure e seguirne l'attuazione, indipendentemente dalla loro ubicazione.

Nessuna soluzione isolata

"Molte aziende si affidano ancora a soluzioni isolate per l'allarme di emergenza e la gestione delle crisi e lottano contro i silos informativi. Questo non permette loro di raggiungere la velocità necessaria per rispondere agli eventi critici", afferma Andreas Junck di Everbridge. "I team di crisi hanno bisogno di una piattaforma integrata per la gestione degli eventi critici che fornisca loro una visione olistica a livello aziendale e che supporti tutti i processi end-to-end senza interruzioni mediatiche".

Fonte: www.pr-com.de/everbridge