Condivisione sicura dei file: cinque fattori di successo

Le soluzioni di condivisione centralizzata dei file promettono alle aziende uno scambio di file rapido, semplice e indipendente dai dispositivi. I dipendenti possono accedere, sincronizzare e condividere facilmente tutti i file di cui hanno bisogno, sia da postazione fissa che mobile. 

Tuttavia, non tutto il file sharing è uguale. Per garantire efficienza, sicurezza e conformità ai requisiti di legge, le aziende devono considerare alcuni aspetti fondamentali. Lo specialista della condivisione di file ownCloud spiega i fattori cruciali di successo:

1. non spostare i file critici dell'azienda su cloud pubblici. Molte aziende utilizzano soluzioni cloud pubbliche statunitensi come Dropbox, Box, Google Drive o Amazon Drive per la condivisione dei file. In questo modo, rinunciano alla sovranità sui propri dati. Non hanno alcun controllo sul luogo di archiviazione e devono accettare perdite in termini di sicurezza e protezione dei dati. Poiché i provider statunitensi sono soggetti alla legge sul cloud, non è possibile archiviare i dati in conformità con la DSGVO. Pertanto, le aziende dovrebbero adottare una soluzione in cui i file possano rimanere sui propri server o in data center di loro scelta.

2. criptare i file anche durante la trasmissione. Per proteggere i file in modo completo, è necessaria anche la crittografia end-to-end, che copre l'intero percorso di trasporto. I file possono essere decifrati solo sui dispositivi finali del mittente e del destinatario. In questo modo, sono protetti anche se una terza parte non autorizzata dovesse riuscire a penetrare in un server. Questo rende inefficaci anche i cosiddetti attacchi "man in the middle", in cui gli aggressori cercano di spiare i dati durante la trasmissione.

3. proteggere i file sensibili attraverso la classificazione. Per proteggere i documenti particolarmente sensibili, la soluzione di condivisione dei file dovrebbe anche offrire la possibilità di definire regole specifiche per determinati file o cartelle, ad esempio quali gruppi di utenti sono autorizzati ad accedervi, per quanto tempo devono essere accessibili o quando un file deve essere eliminato. In questo modo, non solo è possibile proteggere i segreti aziendali, ma i dati personali soggetti al GDPR possono anche essere separati dagli altri dati e trattati separatamente.

4. fornire trasparenza con la visualizzazione delle versioni dei file e delle attività. Se diversi dipendenti sono coinvolti in un progetto, devono essere sempre informati sullo stato attuale e devono poter tenere traccia di tutte le modifiche. Pertanto, la soluzione deve fornire un sistema di controllo dei file e di versionamento che esegua il backup dei file, ne visualizzi la cronologia e garantisca che il personale abbia sempre accesso alla versione più recente. Inoltre, devono poter modificare un file contemporaneamente con editor speciali e seguire tutte le modifiche in tempo reale.

5. promuovere la soluzione attraverso la direzione. Se un'azienda dispone di una soluzione adeguata, questo non la rende autosufficiente. Esiste ancora il rischio che i dipendenti gestiscano un IT ombra e utilizzino di propria iniziativa servizi di condivisione di file non sicuri, oppure che utilizzino e-mail e chiavette USB altrettanto non sicure per lo scambio di file. Pertanto, la soluzione deve essere guidata dall'alto e radicata in tutta l'azienda. I manager devono dare l'esempio e utilizzare la soluzione in prima persona con piena convinzione.

"Se le aziende affrontano correttamente il tema della condivisione dei file, possono prendere due piccioni con una fava: aumentare la produttività e la sicurezza in azienda in egual misura", afferma Tobias Gerlinger, CEO di ownCloud. "Creano un modo moderno per gestire i dati aziendali non strutturati in modo controllabile, centralizzato e flessibile, proteggendoli in modo completo".