Invio di allegati e-mail riservati e di grandi dimensioni

È evidente che negli ultimi mesi le aziende hanno rivalutato il valore della loro corrispondenza elettronica a causa degli scandali di spionaggio PRISM & Co. Ma anche l'efficienza dei processi di posta elettronica rimane al centro dell'attenzione.

Problema 1: limiti di dimensione

Che si tratti di contratti, disegni tecnici, calcoli o altri documenti importanti negli scambi con clienti, fornitori e partner, le aziende inviano ogni giorno numerosi allegati di file via e-mail. A seconda dei formati e degli elementi che contengono, come immagini o contenuti multimediali, stanno diventando sempre più grandi in termini di dimensioni dei file. Tuttavia, con l'aumento del numero di megabyte, possono sorgere problemi durante la consegna di un'e-mail. Questo perché molti server di posta hanno limitazioni di dimensione. Ciò significa che consente il passaggio solo di quelle e-mail i cui file allegati non superano una certa dimensione totale. Tutte le altre e-mail vengono respinte e non raggiungono i destinatari. Il mittente riceve invece una notifica di non recapitabilità generata automaticamente che lo informa che il suo messaggio di posta elettronica non ha potuto essere consegnato al partner di comunicazione a causa delle dimensioni del file allegato. Nella maggior parte dei casi, anche la sola compressione dei file non aiuta più a evitare tali restrizioni di dimensione. In generale, i formati immagine o altri contenuti già compressi non risparmiano spazio con la conversione nel formato Zip. Inoltre, prima di inviare un'e-mail, l'utente raramente conosce le esatte restrizioni sulle dimensioni dei file del server di posta elettronica del destinatario. In questi casi, l'unica opzione è alzare il telefono e chiedere al destinatario di indicare un indirizzo e-mail alternativo la cui casella di posta elettronica consenta di ricevere allegati di file di grandi dimensioni. Oppure la limitazione delle dimensioni viene aggirata caricando manualmente i file in questione sul server dell'azienda e offrendoli al destinatario per il download tramite un link trasmesso o dati di accesso FTP.

Problema 2: applicazioni eseguibili

Ma la limitazione delle dimensioni non è l'unico problema dell'invio di file allegati. Se, ad esempio, le applicazioni eseguibili vengono inviate come allegati di posta elettronica, di solito vengono bloccate per motivi di sicurezza. Questo vale in particolare per i formati di file come *.exe e *.pif. Infine, le applicazioni eseguibili contenute negli allegati di posta elettronica sono considerate portatrici di virus e trojan, contro i quali le aziende cercano di proteggersi effettuando le opportune impostazioni sui propri server di posta elettronica.

Problema 3: fuga di dati riservati

Gli allegati di file inviati per e-mail spesso non sono crittografati. Possono essere intercettati e visionati apertamente da terzi. In questo contesto, le aziende non devono necessariamente temere i servizi segreti. I concorrenti economici, soprattutto asiatici, si impegnano attivamente nello spionaggio industriale. Sono interessati a informazioni particolarmente sensibili. Da anni le autorità di sicurezza mettono in guardia dal crescente spionaggio industriale su Internet. La caccia al know-how tecnologico è avvertita sia dalle piccole e medie imprese che dalle grandi aziende. Le aziende dovrebbero quindi proteggersi anche quando inviano file allegati, per evitare efficacemente la fuga di dati riservati nel traffico e-mail.

La praticabilità è fondamentale

Per far fronte a questi problemi, è necessario trovare soluzioni praticabili: sul mercato esistono già alcuni sistemi che affrontano questi problemi, ma non sempre sono efficienti. Ad esempio, esistono soluzioni stand-alone separate e indipendenti. Dopo aver effettuato il caricamento, specificando il mittente e il destinatario e una breve descrizione, il destinatario può scaricare il file tramite un link di download. Tuttavia, questo processo si rivela spesso troppo lungo e richiede l'abbandono del client di posta elettronica.

Un altro svantaggio: i file inviati non sono più elencati tra le e-mail inviate. Questo rende molto più difficile tracciare il processo di comunicazione. Esistono anche applicazioni in cui è necessario fornire un accesso FTP separato per il download ogni volta che si invia un file allegato più grande a clienti, fornitori o partner.

Invio di file altamente automatizzato

Nuove soluzioni basate sul cloud si stanno facendo strada nelle aziende e si presentano come un'alternativa. Forniscono la sicurezza necessaria per l'invio di allegati e-mail riservati e di grandi dimensioni, senza compromettere l'efficienza o la tracciabilità dei processi e-mail. Possono essere facilmente e perfettamente integrati nelle infrastrutture di posta elettronica esistenti e funzionano automaticamente in background secondo una serie di regole prestabilite. Se l'utente invia per e-mail allegati di dimensioni superiori a 10 MB, ad esempio, la soluzione lato server reagisce automaticamente e separa i file dall'e-mail. Invece, il file stesso viene messo a disposizione del destinatario della posta per essere scaricato in un'area cloud altamente sicura. Dopo aver fatto clic sul link e aver effettuato l'accesso all'area cloud, il destinatario può scaricare l'allegato. Tra l'altro, a differenza di servizi come Dropbox, il provider del cloud non ha accesso ai file disponibili.

Conclusione

Le soluzioni che funzionano secondo questo schema per proteggere l'invio di file riservati e di grandi dimensioni tramite e-mail automatizzano un processo che difficilmente l'utente potrebbe eseguire manualmente. Allo stesso tempo, viene aumentata la riservatezza degli allegati trasmessi. L'utente non deve abbandonare l'ambiente di lavoro familiare del client di posta elettronica. Continua a scrivere le sue e-mail come prima e si limita ad aggiungere file allegati di dimensioni eccessive. In questo modo, le aziende possono offrire maggiore certezza giuridica, riservatezza e sicurezza alla trasmissione di file via e-mail, senza dover accettare perdite di efficienza e produttività.