Dalle porte antincendio al personale di sicurezza

Da piccoli eventi con pochi partecipanti in una stanza a occasioni con fino a 2000 partecipanti e spettacoli con effetti pirotecnici, nonché mostre con oggetti d'arte delicati e altamente assicurati, devono essere organizzati in un'area di lavoro di qualità. Casa del Congresso di Zurigo tutti essere coperti da un'organizzazione di sicurezza efficiente e flessibile. Oltre ai requisiti di sicurezza, devono essere rispettati anche i rigorosi requisiti legali in materia di protezione personale. Consapevole dei complessi requisiti operativi delle operazioni congressuali, la Fondazione Kongresshaus ha deciso già nel 2018 - due anni e mezzo prima dell'apertura allora prevista - di far redigere la sicurezza organizzativa da una società esterna specializzata.

Sfide specifiche della gestione di un congresso

Non ci sono praticamente limiti alla varietà di eventi che possono essere organizzati nell'ambito dell'operazione congressuale:

• Assemblee generali di società internazionali
• Eventi concertistici con effetti pirotecnici, associati a un gran numero di persone
• Mostre d'arte con alti valori assicurativi
• Piccoli eventi con discrezione e protezione personale

Limiti della costruzione e della tecnologia

Fin dall'inizio è stato chiaro a tutti i partecipanti che non si poteva rispondere a esigenze così diverse solo con misure strutturali e tecniche. Al contrario, le strutture e le misure organizzative sono la parte centrale per garantire operazioni congressuali sicure e conformi alla legge.

All'inizio della collaborazione è apparso subito evidente che i sistemi di conteggio delle persone, i sistemi di videosorveglianza o i sistemi di annunci possono fornire un supporto tecnico agli eventi. Tuttavia, il vero impatto deriva chiaramente dalla presenza di personale addestrato e specificamente impiegato.

Organizzazione della sicurezza

Dal punto di vista economico era già chiaro che le varie esigenze organizzative non potevano essere risolte solo con il nostro personale. Il concetto di organizzazione della sicurezza scelto insieme alla Kongresshaus Zürich AG si basa quindi su tre pilastri con elementi interni ed esterni, che possono essere combinati e utilizzati a seconda dell'evento, delle esigenze di sicurezza o dei requisiti legali:

• Risorse di sicurezza interne proprie: La Kongresshaus Zürich AG mette a disposizione un piccolo nucleo di esperti di sicurezza competenti ed esperti che sono responsabili delle questioni di sicurezza.
• Risorse di sicurezza esterne: Un elemento centrale della sicurezza organizzativa è il coinvolgimento di personale di sicurezza professionale esterno. Vengono utilizzati diversi fornitori di servizi di sicurezza privati, con i quali esiste una lunga e consolidata collaborazione.
• Risorse di sicurezza del client: Oltre agli elementi di sicurezza organizzativa sopra descritti, il cliente spesso mette a disposizione il proprio personale di sicurezza per i suoi eventi, che conosce i requisiti specifici del gruppo e la gestione del gruppo e non ha più bisogno di essere formato e addestrato in modo specifico.

Oltre alle risorse sopra citate, a seconda del tipo e della valutazione del rischio di un evento, vengono chiamati a intervenire la polizia, i vigili del fuoco e i servizi di ambulanza.

Organizzazione coerente

Oltre ai requisiti di sicurezza dell'evento, l'ospitante è tenuto a garantire che, in caso di incendio, emergenza medica o guasto ai servizi dell'edificio, siano disponibili i mezzi e le risorse organizzative per intervenire in modo rapido ed efficace e per garantire in ogni momento i requisiti di legge in materia di sicurezza delle persone. Questi compiti devono essere risolti a livello centrale e appartengono all'area di responsabilità del team di sicurezza principale. Spetta al proprietario dell'edificio decidere se vuole risolvere tutto con le proprie risorse o con il supporto di forze esterne.

Esempio pratico di concerto con effetti pirotecnici

Per i frequentatori di concerti, i concerti e gli spettacoli con artisti famosi in combinazione con effetti pirotecnici sono spesso un momento unico. Per l'ospite e l'organizzatore, l'evento inizia con mesi di anticipo, con la chiarificazione e la determinazione dell'evento. È necessario adottare misure e chiarimenti sistematici nella fase organizzativa che precede tale evento:

• Di che tipo di evento si tratta?
• Ci sono rischi specifici?
• Quali sono i chiarimenti da apportare?
• È necessario ottenere chiarimenti e permessi ufficiali?
• L'evento può essere gestito con le proprie risorse di sicurezza?
• Quali forze esterne devono essere chiamate in causa?
• Cosa è possibile fare e a quali desideri bisogna rinunciare per motivi di sicurezza?

Conclusione

Le misure strutturali e tecniche da sole spesso non sono sufficienti a garantire la sicurezza dell'evento. È stata implementata un'organizzazione della sicurezza flessibile e snella, che può essere adattata in modo specifico alle diverse esigenze dei vari eventi. Il personale di sicurezza interno ed esterno si integra a seconda della situazione. Gli eventi vengono esaminati tempestivamente tra la Kongresshaus Zürich AG e l'organizzatore per verificare eventuali rischi e approvazioni ufficiali sulla base di liste di controllo. La sicurezza della pianificazione è garantita dal coordinamento delle misure organizzative con le autorità competenti in una fase iniziale.