Bald kommt die QR-Rechnung

Trotz Coronavirus – der Stichtag für die neue QR-Rechnung ist der 30. Juni 2020. Ab dann können erste QR-Rechnungen statt der gewohnten Einzahlungsscheine eintreffen. Unternehmen, die ihre Fakturierung und den Zahlungsverkehr über eine Buchhaltungssoftware abwickeln und noch nicht reagiert haben, sollten dies dringend tun: Es sind Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen sowie bei der Kreditoren- und Zahlungssoftware vorzunehmen, damit sie rechtzeitig in der Lage sind, eingehende QR-Rechnungen zu empfangen und zu bezahlen.

Dringend handeln

Die Einführung der QR-Rechnung hat eine schweizweite Bedeutung. Sie betrifft alle Unternehmen, staatliche Einrichtungen und Non-Profitorganisationen sowie alle Privatpersonen. Rechnungssteller können QR-Rechnungen ab dem genannten Stichtag verschicken. Rechnungsempfänger müssen davon ausgehen, dass viele ihrer Lieferanten die Gelegenheit nutzen, mit der QR-Rechnung ihre Abläufe zu optimieren. Darauf sollte sich jedes Unternehmen rechtzeitig vorbereiten. Wer sich bis jetzt noch nicht mit der Umstellung befasst hat, sollte umgehend seine Bank und seine Softwarepartner kontaktieren. Diese können das Unternehmen bei den Planungs- und Umstellungsarbeiten unterstützen. Der Anpassungsbedarf ist abhängig von der eingesetzten Hard- und Softwareinfrastruktur. Jene KMU, die kein ERP-System einsetzen, müssen nichts unternehmen. Die erforderlichen Umstellungen erfolgen bei den Schweizer Banken, die ihre Kunden rechtzeitig informieren werden.

Die QR-Rechnung

Die Vorteile der neuen Lösung:

• Rechnungsstellung in CHF und EUR
• ein QR-Code für alle Zahlungsarten und -referenzen
• die Digitalisierung der Daten ermöglicht eine effizientere Zahlungsabwicklung und Zahlungsüberwachung
• verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form
• durchgehend automatisierte Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger

Die Vorteile für Rechnungsempfänger:

• vereinfachte Rechnungsverarbeitung
• alle Zahlungsinformationen digital integriert im QR-Code
• weniger Fehler beim Einlesen
• spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand
• unterstützt digitale Zahlungen und Zahlungen auf dem Postweg oder am Postschalter

Die Vorteile für Rechnungssteller:

• vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand
• elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen
• Druck auf weisses Papier

Möglichkeiten für Bezahlungen 

Alle Rechnungsempfänger müssen per 30. Juni 2020 in der Lage sein, QR-Rechnungen zu bezahlen. Dazu bieten sich folgende Möglichkeiten:

• elektronisch mit einer Business-Software-Lösung (ERP)
• via Mobile Banking: Mobile-Banking-App auf dem Smartphone öffnen, QR-Code scannen und Zahlung auslösen
• via E-Banking: E-Banking-Applikation öffnen, QR-Code scannen und Zahlung auslösen
• per Post: Die QR-Rechnung funktioniert zudem wie ein Einzahlungsschein (Zahlteil und Empfangsschein), der am Postschalter einbezahlt oder per Zahlungsauftrag im Kuvert an die Bank versandt werden kann.

 Quelle: SIX Interbank Clearing

Ein ausführlicher Beitrag zur QR-Rechnung ist auch von Autor Markus Mettler, DTI Schweiz, in der neusten Ausgabe Nr. 2 des SicherheitsForums nachzulesen (Probeabo anfordern). Heft 2 enthält zudem ein Fachbeitrag «Sicherer Zahlungsverkehr für KMU» von Oliver Hirschi, Leiter «eBanking – aber sicher!».

Der neue Einzahlungsschein

Die QR-Rechnung ist genauso wie der bisherige Einzahlungsschein in zwei Teile gegliedert – in einen Empfangsschein (1) und in einen Zahlteil (2).

Der Swiss QR Code (3) beinhaltet alle relevanten Informationen, die sowohl für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung nötig sind.

Dank der Perforation (4) können Sie den Zahlteil und Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen und ihn entweder wie bis anhin auf der Post einzahlen. Oder mit einem Zahlungsauftrag per Post an Ihre Bank schicken.