‚Paper Light‘-Strategie
Notebook, Tablet, Smartphone – die Digitalisierung müsste das “Papierbüro” schon längst verdrängt haben. Dem ist aber nicht so, wie jeder dritte Geschäftsführer gemäss AIIM-Studie bestätigt.
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb Unternehmen immer noch damit zu kämpfen haben, das Papier aus ihrer Arbeitsumgebung zu verbannen: 56% der befragten Unternehmen nehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungsformulare immer noch zwingend auf Papier zu unterschreiben sind. Weitere 40% glauben, Ausdrucke von wichtigen Dokumenten zur späteren Verwendung archivieren zu müssen. 4% der Unternehmen wollen nicht auf die Verwendung von Papier verzichten, weil ihre Angestellten das entweder so wünschen oder es an Eigeninitiative des Managements fehlt. In 39% der Fälle ist dies aber auch auf mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen zurückzuführen.
„Wie man an den Ergebnissen der Studie der Association for Information and Image Management (AIIM) erkennen und vielleicht auch aus eigener Erfahrung beurteilen kann, ist das Papier nicht vollständig aus unserem Arbeitsleben verschwunden. Oft ist die Situation auf Grund technischer Hemmnisse, fehlender Ressourcen oder rechtlichen Anforderungen festgefahren, so dass viele Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich haben, bis die Digitalisierung auch sie vollständig erreicht hat. Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dorthin machen sollten, ist einen Ansatz zu verfolgen, den wir ‚Paper Light‘ nennen“, erklärt Hans-Günter Börgmann. Er ist Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland GmbH, dem Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement.
‚Paper Light‘ kann erreicht werden, indem man jegliche für Geschäftszwecke benötigte Papierakte digitalisiert und diese denjenigen Personen, die sie benötigen, zugänglich macht, wie Börgmann weiter erklärt. Falls die originalen Papierakten nicht vernichtet werden können oder falls kein digitales Image aller Akten erforderlich sei, empfehle sich die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister.
‚Paper Light‘ in drei Schritten
Iron Mountain empfiehlt Unternehmen die folgenden drei Schritte zur Realisierung von ‚Paper Light‘:
- eLearning und andere erschwingliche Weiterbildungsmöglichkeiten sollten in Erwägung gezogen werden, um Mitarbeiter an allen Standorten darüber zu informieren, wie man Informationen in allen Formaten über den kompletten Lebenszyklus hinweg effektiv verwaltet.
- Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Digitalisierung von Papierdokumenten gemacht hat, dann lohnt es sich insbesondere, einen Blick auf Dokumentenmanagementprozesse oder Arbeitsabläufe zu werfen, um festzustellen, welche papierbasierten Prozesse sich für das Scannen eignen. Dazu sollte evaluiert werden, welche Dokumente sofort benötigt werden, welche regelmässig anfallen und wie viele Personen darauf Zugriff haben sollen. Anschliessend kann das ursprüngliche Dokument – abhängig von der jeweiligen Aufbewahrungsfrist – vernichtet oder sicher aufbewahrt werden.
- Zusätzlich kann man einen speziellen „Aufräumtag“ im Jahr einrichten. An diesem macht sich das Team Gedanken über den Papierbestand und entscheidet in Zuge dessen, wie man die Papierdokumente am besten aus dem Büro schafft. Und mithilfe eines Handbuchs können Mitarbeiter feststellen, ob Unterlagen vernichtet oder an einen externen Aufbewahrungsort gebracht werden sollten.
