Virtuell zusammenwachsen
Waren die Daten früher noch auf Papier gedruckt und in Bundesordnern verstaut, werden sie heute in astronomischer Geschwindigkeit durch das Internet gejagt, auf Computern bearbeitet und auf Servern abgelegt. Deshalb sind Unternehmen – unabhängig von ihrer Grösse – auf eine kontinuierlich funktionierende IT angewiesen. Sollte sie mal streiken oder das Zeitliche segnen, sind Geschäftsdaten verloren und die Folgen schwerwiegend.
Hinter schweren Tresortüren, eingetaucht in grünes Laserlicht und umgeben von wachsamen Kameras. Dort soll sich das seit bald 130 Jahren gehütete Geheimnis von Coca-Cola befinden: die Zutatenformel. Selbst wenn sich hinter den Stahltoren vielmehr ein Mythos als eine Rezeptur verbirgt, so zeigt das Beispiel deutlich auf, dass nicht nur das Produkt, sondern auch die dazu niedergeschriebenen Daten dem Unternehmen seinen Wert verleihen. Konzepte, Strategien, Formeln, Kennzahlen, Produktbeschriebe oder Entwicklungspläne – Dokumente und Daten wie diese sind wohl das wertvollste Gut vieler Unternehmen und deshalb besonders schützenswert.
Wachsende Datenmengen
Noch heute speichern einige KMU ihre Daten auf Computern oder externen Festplatten, während andere einen eigenen Server im Abstellraum betreiben. Grossunternehmen pflegen ganze Serverlandschaften. Server sind allemal sicherer als der lokale Speicher auf dem Computer, doch weisen auch sie Schwächen auf. Die Beschaffung von Servern ist kostspielig, und es müssen für die Pflege und den Betrieb sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen vorhanden sein. Außerdem sind die Kapazitäten begrenzt – das ist besonders störend, da Datenvolumina ununterbrochen wachsen und die Digitalisierung der Geschäftswelt schreitet unnachgiebig voran. Grossteile der Kunden- und Geschäftskorrespondenz haben sich in den vergangenen Jahren ins Internet verschoben. Die herkömmlichen IT-Landschaften ächzen unter der wachsenden Datenmenge.
Grössere ICT-Anbieter haben frühzeitig erkannt, dass alternative Speicherlösungen hermüssen. Besonders hervorgetan hat sich eine Entwicklung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten sicher und nachhaltig zu speichern – die Cloud.
Backups in der Cloud
Cloud-Lösungen sind keine Zukunftsmusik, sondern geben heute den Ton an. So wächst in der Schweiz der Cloud-Markt rasant, von einem derzeitigen Volumen in Höhe von 400 Millionen auf rund 1,3 Milliarden Schweizer Franken bis 2018, wie Experton Group vorhersagt. Cloud-basierte Speicherlösungen gibt es in unterschiedlichen Varianten und Kombinationen. Nicht alle sind allerdings auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet – insbesondere deren Ansprüche die Sicherheit erfüllen müssen. Weil es sich bei Geschäftsdokumenten um sensible Daten handelt, sollte man bei der Wahl des Cloud-Anbieters darauf achten, dass dessen Server in der Schweiz stehen. Nur dann kommt nämlich die Schweizer Gesetzgebung, beispielsweise bezüglich des Datenschutzes, zur Anwendung. Die Anbieter betreiben für ihre Cloud hochprofessionelle Rechenzentren – darin sind die Unternehmensdaten gegen Aus- oder Brandfälle und vor unbefugten Zugriffen besser geschützt als auf einem lokalen Server. Zum einen durch physische Massnahmen in den Zentren, zum anderen sind die Daten mehrfach und an verschiedenen Orten abgelegt, damit allfällige Backups in Kürze erstellt werden können. Steigt das Datenvolumen mal sprunghaft an, kann zusätzliche Speicherkapazität flexibel dazugebucht werden.
Virtuelle Zusammenarbeit
Cloud-Lösungen bringen die nötige Agilität ins Geschäft. Während sich der Cloud-Anbieter um Betrieb und Wartung kümmert, nutzt das Unternehmen die eigenen Ressourcen fürs Kerngeschäft. Doch statt Daten lediglich auf virtuelle Speicherplätze abzulegen, sollten Unternehmen sich vielmehr überlegen, wie sie mit Cloud-basierten Lösungen zusätzliche Effizienz im Umgang mit Dokumenten schaffen können. Denn sind die Daten erstmal in der Cloud, sprich online, ergeben sich neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Angestellte arbeiten künftig losgebunden von Arbeitsplatz und Computer. Mit jedem internetfähigen Gerät – ob Laptop, Tablet oder Smartphone – können Daten online abgerufen, bearbeitet und selbst über die Firmengrenzen hinweg geteilt werden. Und weil nicht alle Dokumente für Jedermann bestimmt sind, bieten Online-Lösungen ein entsprechendes Berechtigungsmanagement, mit dem ausgewählte Nutzer für den Zugriff auf Dokumente autorisiert werden können.
Cloud-basierte Lösungen ermöglichen zum einen die sichere und nachhaltige Aufbewahrung von Daten. Zum anderen fördern sie mobile Arbeitsformen. Die Angestellten können unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät Dokumente bearbeiten und sich so ihren Arbeitsalltag flexibler einteilen. Damit tragen Unternehmen zu einem nachhaltigen Arbeits- und Lebensstil ihrer Mitarbeitenden bei.
Vorteile Cloud-basierter Arbeitsmittel
