Come rendere un ufficio domestico un successo

La prevalenza dell'home office è aumentata in modo massiccio a causa della pandemia Covid 19. Si può ipotizzare che l'home office continuerà a essere più diffuso anche dopo la pandemia. Si può ipotizzare che l'home office continuerà a essere più diffuso anche dopo la pandemia. Questo perché i dipendenti lo desiderano e fa parte dell'attrattiva del datore di lavoro, ma anche per poter ridurre il numero di postazioni di lavoro negli uffici e quindi i costi.

1.1 Diritti e doveri nell'home office
Nell'home office, il lavoro viene svolto in un ambiente privato, estendendo così l'obbligo di diligenza del datore di lavoro e il dovere del dipendente di seguire le istruzioni all'ambiente privato. I datori di lavoro, e in particolare i dirigenti, sono responsabili della tutela della salute dei dipendenti nell'home office e devono fornire misure adeguate: devono essere messe a disposizione istruzioni adeguate, assistenza e le risorse materiali necessarie. Nella situazione attuale, è possibile un'improvvisazione temporanea. I dipendenti devono inoltre seguire le istruzioni del datore di lavoro per quanto riguarda il loro lavoro nell'home office, nonché fornire informazioni sulle condizioni del loro posto di lavoro nell'home office e modellare queste e il loro comportamento in base alle specifiche.

1.2 Configurazione dell'ufficio domestico
Selezionare il luogo di lavoro: La postazione di lavoro ottimale è quella in una stanza dedicata che permette di lavorare indisturbati e concentrati. Una postazione di lavoro senza vista sull'esterno o in camera da letto non è adatta a un lavoro produttivo. Se lo spazio è limitato in una famiglia di più persone, è possibile definire una stanza dedicata in determinati momenti.

Un tavolo sufficientemente grande e, idealmente, una sedia da ufficio regolabile in altezza sono adatti come equipaggiamento di base. Se si lavora su un notebook per un periodo di tempo prolungato, è utile utilizzare un mouse, una tastiera e un monitor esterni per evitare disturbi legati alla postura. È necessaria anche una connessione Internet stabile, veloce e sicura. Se si lavora con il proprio PC, assicurarsi che il firewall e la protezione antivirus siano aggiornati. Quando si trattano dati sensibili a casa, è necessario seguire le istruzioni dell'azienda. Una buona illuminazione e semplici accorgimenti contro i fastidiosi abbagliamenti causati dalla luce del giorno contribuiscono notevolmente a un lavoro privo di disturbi.

Le migliori strutture ergonomiche di lavoro sono un must: soprattutto in tempi di home office. (Immagine ©depositphotos, ridofranz)

1.3 L'organizzazione dell'home office
Progettate il vostro ritmo di lavoro personale: Soprattutto i nuovi arrivati nel settore dell'home office dovrebbero definire fin dall'inizio orari di lavoro, pause e tempi per le attività di svago e per le faccende domestiche o la cura dei figli. Perché a casa non è così facile impegnarsi in un processo di lavoro produttivo. E ci vuole energia per bloccare gli obblighi privati. Uscire dal pigiama al mattino e indossare comodi abiti da lavoro e cambiarsi dopo il lavoro aiutano a creare il confine mancante tra lavoro e tempo libero.

Organizzare il lavoro: È necessario trovare accordi con i colleghi e il supervisore, ma anche con la famiglia/conviventi. Con i bambini in età prescolare a casa, questo è difficile o addirittura impossibile; in questo caso, sono utili gli accordi con il partner sulle finestre temporali reciproche e gli accordi con il supervisore sul lavoro temporaneo in orari marginali.
Lavorare in un ufficio a casa richiede molta disciplina. L'applicazione coerente delle tecniche di lavoro conosciute è fondamentale: ridurre le distrazioni, strutturare i compiti in base all'importanza e all'urgenza e creare programmi.

1.4 Leadership a distanza
Creare regole chiare e condizioni quadro: Le questioni più importanti riguardanti gli orari di lavoro, la disponibilità e la suddivisione del lavoro devono essere chiarite e stabilite insieme ai dipendenti. I dipendenti possono essere fidati anche nell'home office. Alcuni studi hanno dimostrato che i dipendenti che lavorano in un ufficio domestico sono più produttivi e tendono a lavorare più a lungo quando possono gestire il proprio tempo. È importante dare il necessario spazio di manovra e mostrare apprezzamento.

Mantenere uno scambio regolare: Ove possibile, devono essere utilizzati i canali di comunicazione esistenti (ad esempio, riunioni di team, riunioni individuali e riunioni di gruppi di lavoro). Inoltre, devono essere definiti nuovi strumenti di comunicazione e piattaforme per lo scambio formale e informale (pausa caffè sostitutiva). Occorre fare attenzione a non utilizzare troppi mezzi diversi.

È necessario tenere regolari colloqui individuali con ciascun dipendente. Il ritmo deve essere stabilito individualmente, poiché alcuni dipendenti possono fare buon uso del nuovo "spazio libero", mentre altri hanno bisogno di maggiore supporto.
L'obbligo di diligenza può essere assolto chiedendo regolarmente ai dipendenti come si sentono, soprattutto a quelli che lavorano per la prima volta in un ufficio a domicilio per un periodo più lungo.

È possibile leggere l'articolo tecnico dettagliato nell'edizione cartacea SAFETY-PLUS del 10 marzo 2021.