Cosa dice il Rapporto sulla comunicazione di crisi?

Il Business Continuity Institute (BCI), in collaborazione con l'F24, ha pubblicato la quinta edizione dell'indagine "Business Continuity". "Rapporti sulle comunicazioni di emergenza" pubblicato. Il rapporto di quest'anno ha rilevato un aumento delle organizzazioni che utilizzano strumenti di allerta e/o di gestione delle crisi: 67% rispetto ai 59,3% del 2019. Il crescente utilizzo di questi strumenti indica che molte organizzazioni hanno deciso di passare a strumenti specializzati piuttosto che affidarsi alle offerte gratuite, secondo il comunicato stampa. Le aziende che utilizzano questo strumento sono significativamente più veloci nella comunicazione rispetto a quelle che non dispongono di questo aiuto.

Altre soluzioni SaaS

Il rapporto ha inoltre evidenziato che un numero crescente di organizzazioni preferisce le soluzioni software-as-a-service (SaaS) alle applicazioni software on-premise. Secondo lo studio, quasi due terzi delle organizzazioni (65,9%) hanno optato per una soluzione SaaS, mentre meno di un quinto (19,5%) ha utilizzato software installato localmente. Una soluzione SaaS potrebbe contribuire a garantire comunicazioni di emergenza senza soluzione di continuità su più dispositivi. Inoltre, uno strumento di questo tipo potrebbe aiutare a evitare l'adattamento, spesso problematico, di nuove soluzioni ai sistemi esistenti. Questo aspetto è stato citato come ostacolo all'adozione da più della metà (51,2%) degli intervistati nel rapporto sulle tecnologie dirompenti di BCI 2019, secondo il rapporto.

La mancanza di budget è stata la ragione più frequentemente citata per cui le aziende rinunciano a uno strumento di comunicazione di emergenza. Più di un terzo (36,4%) ha dichiarato di non avere il budget per tali soluzioni. Quasi un quinto degli intervistati (19,1%) riteneva inoltre che la propria organizzazione fosse troppo piccola per introdurre tale software.

Se si considerano i tempi di attivazione dei piani di comunicazione, il rapporto mostra che il tempo di risposta richiesto dalle aziende è diminuito rispetto allo scorso anno: Poco meno di un terzo degli intervistati ha dichiarato di poter attivare il proprio piano entro cinque minuti (2019: 20%). Inoltre, un piccolo ma significativo gruppo (1,6%) ha osservato che l'attivazione non richiede alcun tempo, poiché i sistemi informatici o le regole attivano automaticamente un allarme. Solo l'1% delle aziende ha riferito che occorrono più di 12 ore per attivare il proprio piano di comunicazione di emergenza (2019: 2,4%).

Il fattore umano è fondamentale

Il rapporto ha anche analizzato alcune delle principali sfide di comunicazione e ha rilevato che le persone, e non la tecnologia, sono il principale ostacolo all'esecuzione efficace di un piano di emergenza. Raccogliere, convalidare e condividere informazioni dettagliate è il compito più importante per le organizzazioni durante una situazione di emergenza, mentre la comunicazione con i dipendenti è al secondo posto.

L'errore umano è la causa principale del fallimento del piano. I motivi sono l'insufficiente informazione dei dipendenti e la mancata comprensione delle fonti di errore più comuni. Più della metà delle aziende (54,2%) cita la comunicazione con i dipendenti come una delle maggiori sfide durante un'emergenza. Allo stesso tempo, però, meno di due terzi delle aziende (61,7%) tengono aggiornate le informazioni di contatto dei dipendenti.

La posta elettronica rimane il mezzo di comunicazione preferito nelle situazioni di crisi

In termini di canali, lo studio ha rilevato che l'e-mail rimane il mezzo di comunicazione preferito in tutte le situazioni, sia interne che esterne. Tuttavia, in caso di guasto della rete o del sistema, è necessario prendere in considerazione un mezzo di comunicazione alternativo, soprattutto perché gli attacchi informatici sono una causa comune di situazioni di emergenza.

Altri risultati in sintesi:

• Grazie ai maggiori investimenti in tecnologia e formazione, il 73,1% delle organizzazioni raggiunge il tempo di risposta desiderato.
• Quasi la metà delle organizzazioni (41,4%) ha ora un'applicazione di messaggistica sicura integrata nel proprio piano di comunicazione di emergenza.
• Il numero di organizzazioni che hanno avuto bisogno di attivare il proprio piano di comunicazione di emergenza lo scorso anno è aumentato leggermente, passando a 71,6% (2019: 71%).
• Le organizzazioni utilizzano sempre più spesso questo strumento per ottimizzare i processi e i flussi di lavoro.
• L'anno scorso, le ragioni più comuni per l'attivazione dei piani di comunicazione di emergenza sono state le catastrofi naturali e meteorologiche e i guasti informatici e di telecomunicazione.
• Lo stato dei dipartimenti di comunicazione aziendale e di pubbliche relazioni nelle aziende è fondamentale per l'efficacia di un piano di comunicazione di emergenza. Questo è particolarmente vero per le grandi organizzazioni che rischiano di subire ripercussioni negative sulla reputazione dei clienti o sui prezzi delle azioni se vengono diffuse informazioni false.
• Meno di un quarto delle organizzazioni utilizza attualmente dispositivi IoT e più della metà non ha intenzione di adottarli. Tuttavia, il numero di organizzazioni che utilizzano o almeno pianificano di utilizzare la tecnologia IoT è aumentato di 5% quest'anno, arrivando a 38,3% (2018: 33,0%).
• Nonostante l'aumento dei viaggi d'affari internazionali, la preparazione dei dipendenti in viaggio è sorprendentemente scarsa: solo poco più di un terzo (39,7%) delle aziende dispone di un piano di rischio completo per la gestione delle trasferte e meno della metà (48,2%) garantisce la raccolta di informazioni di contatto affidabili per i dipendenti che viaggiano all'estero.